Las secretarias muchas veces están a cargo de organizar eventos o convenciones y en este artículo Corbin Ball ofrece algunas sugerencias para achicar los gastos y hacer más con menos presupuesto. Una vez que hayas elegido el hotel o lugar para el evento:

Trabaja en equipo con los oficiales de cuenta del hotel para que puedas hacer visitas a varias localidades y ver las instalaciones.

Verifica las cláusulas de cancelación por si ocurre alguna eventualidad.

Desarrolla una relación a largo plazo con las cadenas de hoteles que sueles utilizar para tus reuniones o convenciones. Debes negociar descuentos por volumen.

Consulta qué tipo de descuentos ofrecen si pagas al contado.

Verifica todos los detalles respecto a :

Traslados de y hacia el aeropuerto (si fuese de aplicación):

Horas de llegada o salida tempranas o tardías ("late check-in or check-out")

Café o té o cualquier otro "amenity" complementario en el cuarto.

Espacio de almacenaje u otro lugar de reunión complementario.

Desayuno continental en el área de la reunión.

Llamadas gratis.

Tarifas especiales por estadías extendidas.

Espacio para oficina gratis.

Espacio gratis de parking o tarifa reducida para los miembros que asistirán a la actividad o los VIP.

Acceso a Health Clubs (muy importante)

Ofertas especiales de estadía para los oradores

Regalos de bienvenida, etc.

Investiga acerca de las varias oferta de descuento en hoteles para grupos.

Utiliza una cámara de video para grabar el lugar donde se realizará el evento  y así puedas compartirla con otros y recordar el lugar para poder tomar luego una mejor decisión.

Pide cotizaciones por cada necesidad individual o general que tengas para llevar a cabo la actividad.

Conoce el ciclo de oferta y la demanda del hotel y la ciudad en donde piensas llevar a cabo la actividad. Sabes que puedes obtener una mejor oferta cuando dicho lugar está en su "temporada baja"

Conoce todo lo que puedas sobre el hotel, en cuanto a nivel de hospedaje de estos.

Considera la reunión en un fin de semana o cerca de una época festiva si el hotel para ese entonces tienen poca demanda.

Reserva el número de habitaciones, al igual que el espacio de reunión que vayas a utilizar de acuerdo con el número de personas que hayan confirmado, pagar por habitaciones de más suele ser bastante costoso .

Evita las reuniones numerosas en diferentes salones, al igual que las actividades pre o post convención.

Reserva un espacio funcional opcional por si el grupo que esperas aumenta a última hora.

Procede a negociar descuentos por salones o cuartos adicionales si los necesitas.

Utiliza lo más que puedas las facilidades y equipos del hotel como por ejemplo sillas, mesas y decoración.

Promueve la ocupación doble para familiares de los asistentes, esto incrementará el valor de tu negocio para el hotel.

Negocia los traslados del aeropuerto o de otras facilidades al hotel donde se llevará a cabo la actividad.

Negocia el uso de radios portátiles o teléfonos celulares para el staff.

Al final de la actividad puedes negociar una oferta para el próximo año o próxima actividad que tengas programada.