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Buenos Aires,
26 de noviembre,
2007
Buenos Aires
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Connie Eastman
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Eastman
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Si ves mal el
newsletter en tu PC, podría ser un tema de configuración de MS
Outlook. Por favor ir al menú “Ver”, elegir “Codificacion”
y ahí seleccionar “Europeo Occidental”… y listo!! Se ve bien !!
También lo puedes ver on-line haciendo
click AQUÍ.
Para darte de baja de este newsletter, favor enviar mail a
remover@secretariasenred.com
Hola, todas!
Hoy fue el casamiento
civil de mi hijo, Tomás Grau Baena, con Claudia Spalleta.
Viví este casamiento con mucha alegría y nos tocó en
suerte una jueza muy agradable que hizo participar a
todos. Hablaron los novios, los testigos y hasta los
padres de los novios. Después, como comentamos que Tomás
y Claudia eran muy músicos y cantaban juntos en la
iglesia, los hicieron cantar no solamente a ellos
sino que también a los amigos.. Fue un casamiento
alegre, emotivo y después fuimos a casa a festejar
con la nueva familia, las viejas familias y los amigos
de los novios. El casamiento religioso el sábado
que viene y solamente me quedan tres chicos más por
casar. Una va cerrando etapas en la vida y una de
ellas es esta: la de dejar volar a sus hijos.
Espero que sean muy felices.
Quedan algunas
vacantes para el evento virtual sobre el tema
sueldos de secretarias, donde presentaré los resultados y análisis de la encuesta de
remuneraciones de secretarias y recepcionistas 2007.
Recuerden que esta información es solamente para
secretarias de la Argentina. El
evento se realizará en vivo, via internet el día 4 de
diciembre a la 19:00 y más abajo está el anuncio por
si desean participar. Si tienen alguna duda, pueden
consultar a Vicky Miles, mi secretaria virtual, en
vickymiles@secretariasenred.com.
Vienen las vacaciones
y ya estamos teniendo algunos pedidos para cubrir
licencias. Les pido que mantengan actualizados sus
datos en el sitio y, si tienen amigas que están en este
momento sin trabajar y desean hacerlo en verano,
pedirles que se inscriban en el sitio y contesten
nuestros avisos de oferta. También, en lo
que a las búsquedas se refiere, les recuerdo que cuando
llegan a la entrevista en las empresas, es bueno
saber a qué se dedican, cuántas sedes tienen, qué
productos o servicios comercializan, etc., etc.
Esto impresiona bien a los entrevistadores y también les
ahorra tiempo. Parecería que ya nadie está
dispuesto a explicar nada, porque como todas las
empresas tienen un sitio web, se espera que los
postulantes ya se hayan informado antes de la
entrevista. ¿Qué se habrá hecho del arte de la
conversación? Fuera de broma, ya van tres personas
de recursos humanos que hacen este comentario y se los
paso porque una mente inquieta es un elemento que pesa
en el momento de la entrevista.
Nuestro foro de
secretarias
(http://foro.secretariasenred.com) está
funcionando muy bien y las participantes lo utilizan
para compartir experiencias, hacer consultas y tender
redes. Espero que se inscriban y participen
activamente ya que las está esperando.
Les mando un cariñoso
saludo y hasta la semana que viene.
Connie
Eastman
Titular de Secretariasenred
Consultora de
Recursos Humanos
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Conferencia en línea
¡no te la pierdas!
4 de diciembre a las 19:00
Duración: 90 minutos
Connie
Eastman
presentará
los resultados y análisis
de la encuesta de
remuneraciones
de secretarias y asistentes
de Argentina - 2007
Valor: $ 30 (treinta pesos
argentinos)
las
vacantes son limitadas
Inscríbete
Online presionando AQUÍ
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¡No te pierdas
esta oportunidad!
A
la hora de pensar en las
compensaciones, los
ejecutivos de recursos humanos y
las secretarias tienen una
percepción diferente en cuanto a
si los sueldos de las últimas
están en línea con el mercado.
Secretariasenred.com te acerca
la información que a vos te
interesa. Queremos compartir los
resultados de esta valiosa
encuesta.
Equipamiento necesario:
PC, conexión a Internet,
parlantes o auriculares ,
micrófono y, si tienes,
camarita (web-cam), nos podremos
ver! Lugar: tu oficina,
tu casa, el cibercafé.
¡Te
esperamos!
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¿CUÁL ES EL ROL DE
UNA BUENA RECEPCIONISTA?
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La recepcionista es la primer
persona que un cliente ve al
entrar a la empresa y debe dar
una buena imagen desde el ese
momento. Es importante que la
persona que ocupa este puesto
sea muy prolija, alerta,
sonriente, amable y ...... muy
paciente. El escritorio de la
recepción también debe estar muy
prolijo. Una buena recepcionista
no deja nunca sola la recepción.
Si necesita alejarse por un
momento, pide ayuda!
Filtrando los llamados
a. No hacer esperar a las
personas.
b. Si la persona debe esperar,
la recepcionista debe pararse
detrás de su escritorio para
indicarle donde esperar.
c. Si la visita es de un rango
superior a su jefe en la
empresa, debe acompañarla a la
oficina de su jefe enseguida. Si
es una visita importante, hay
que anunciarla de inmediato a la
secretaria para que la venga a
recibir.
d. Manténgase al tanto de los
movimientos de la oficina en
general. Si el jefe o el gerente
salen de la oficina, no dude en
preguntarles si se los puede
contactar de ser necesario.
e. La recepcionista debe saber
cuáles son las personas que el
jefe no desea atender, para
poder filtrarlas con amabilidad
y mucho tacto, sin darles la
posibilidad de quedarse por
mucho tiempo.
Tarjetas de presentación
Cuando llega una visita
desconocida, pídale su tarjeta.
Esto facilita la presentación a
otras personas. "¿Me permite su
tarjeta para nuestros registros,
por favor?... para nuestro
mailing?". Las tarjetas de
presentación se archivan bajo el
nombre de la empresa. Se pueden
utilizar para buscar los nombres
y las direcciones de los
clientes para enviarles material
de promoción o tarjetas de
navidad. Es más práctico
archivar las tarjetas bajo el
nombre de la empresa, ya que las
personas cambian de empresa,
pero las empresas rara vez
cambian de nombre.
Registro de Visitas
Las recepcionistas suelen llevar
un registro de visitas donde
figuran el nombre de la visita,
la empresa o dirección
particular, hora de la visita, a
quién visitó en la empresa, si
se le dio otro horario de
visita, qué se hizo (si vino sin
anunciarse y se le dio otro
horario de visita).
Filtrando por teléfono
a. Trate a la persona con tacto,
cortesía y sentido común.
b. No tutee a los que llaman, ni
los llame por su primer nombre.
Utilice Sr. y Sra. ¿Cuán formal
debería ser la recepcionista por
teléfono? Si la persona desea
que la llamen por su primer
nombre o que la tuteen, lo
indicará.
c. La recepcionista debe saber
cuáles llamadas puede manejar
directamente y cuáles debe
referir a otra área.
d. Pregunte con amabilidad el
nombre de la persona que llama:
¿De parte de quién, por favor? o
¿Puedo ayudarlo?
e. Todas las llamadas son
importantes.
f. Trate de determinar qué desea
la persona que está llamando.
g. Siempre pregunte si desea
dejar un mensaje. "¿Desea dejar
un mensaje?"
h. Las conversaciones en vivo
son las más importantes. No
interrumpa una conversación cara
a cara para atender el teléfono.
i. Si usted es una asistente,
lleve un registro de todas las
llamadas de entrada y de salida:
fecha, empresa, nombre, nombre
de la persona que está llamando,
número de teléfono, estado (ok,
pendiente, etc.)
Recuerde, usted es la primer
persona que el cliente ve cuando
entra a su empresa, no se
descuide: no hay una segunda
oportunidad para causar una
buena impresión.
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Inglés |
Desktop Paper Management
by Cynthia Kyriazis
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Business creates more than 30 billion documents per
year -- how many are on YOUR desktop? You don't have
to answer that. But reflecting on how many pieces of
paper cross your desk and land on the desk -- or on
the floor -- or on the windowsill -- would be an
interesting exercise. And it might even give you
pause for thought on how to stop the chaos and
ELIMINATE the things that eat up your time. Not to
worry. Here are 5 key guidelines to keep in mind as
you try to gain control of your workspace.
A HOME FOR NEWBIES
We have an incredible amount of information coming
at us each and every day. It arrives through the
Postal service, interoffice documents, from family
and friends -- even from yourself after you attend a
meeting and plop the notes down on your desk.
Creating a single place to store INCOMING documents
is a simple, yet effective method for taking control
before you lose it. Your "home" for paper can be a
letter tray, hot file, basket, even a box. If you
store information in one spot rather than SPREAD
across your desk or office, you stand a better
chance of actually processing it when you are ready
to make decisions and take action.
SORT -- ALWAYS SORT
Sorting is the basis of all time and paper
management programs. When you are ready to make
decisions about what is residing in your desktop "home",
you have to sort things. And the way you sort things
is to group SIMILAR or like tasks and papers
together. There are really only two things you do
with incoming mail. You can either:
identify an ACTION you need to take with that item
or THROW it out
Take your action pile and further sort it into
similar ACTIVITIES. For example, a pile of phone
calls a pile of filing, a pile of reading, etc. If
you look up one day and realize there is a sea of
unrelated papers across your desk, stop. Put them in
a pile, and then begin sorting them according to the
very next action you need to take related to each
piece of paper. This will keep it all under control.
ORGANIZE ACCORDING TO FOUR LEVELS
Now that you have sorted, you need to organize your
papers -- I always suggest CONTAINERIZING and
labeling the containers to remove the dilemma of
having to stop and think what the pile represents.
There are 4 levels of information in an office:
CURRENT
-- items that you touch several times a day such as
phone directories, to-do lists, your computer cheat
sheet, etc -- these need to be stored in front of
you or in your "prime realty" area
PROJECTS
-- these are items you may touch several times a
week because you are working on a specific task or
set of tasks, but you don't necessarily need them
daily -- these can be stored behind you on a table
or credenza or atop filing cabinet
REFERENCE
-- these are items that bring value but you refer to
them only from time to time -- they may be stored
inside your filing cabinet
ARCHIVAL
-- these are papers, files, and documents that you
very rarely (if ever) refer to, but must keep for
legal or other reason -- they are stored outside of
your office in a central filing system, offsite
storage, basement, or garage
PRIORITIZE
Now that you have processed and organized your
incoming information, begin reviewing what actions
you need to take and in what ORDER. You can make a
list of what needs to be done, focusing on tasks in
order of importance, based on your goals. Shifting
your focus is the norm in today's busy work
environment, so visit your PRIORITIES several times
during the day.
TAKE ACTION
Start taking action on your priority list. Item
by item, step by step, action by action -- this is
how you build your organizing skill set. There isn't
any one revealing moment. It is simply a FOCUSED
effort to handle life's important details by
gathering, sorting, organizing, reviewing, and
deciding on taking action.
A DYNAMIC PROCESS
Remember to continually REFINE your systems
until you are comfortable. And as always, practice,
practice, practice! Being more organized can save
you up to one hour a day to do those things in life
which are -- well -- more fun! So don't wait -- do
it now and celebrate your organized self!
Cynthia Kyriazis is a professional organizer and
speaker -- and her books are available directly
through www.OnlineOrganizing.com. |
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"Lo
que hago es apenas una gota en el
océano.
Pero sin esa gota al océano le faltaría
algo"
Madre Teresa de Calcuta
Este sitio
apadrina el comedor "LOS NIÑOS DEL REINO DE
DIOS" de Ana Vega Marchena en la zona de
Grand Bourg (cerca del Peaje Pilar de la
Panamericana) en la calle Navier 2831,
Buenos Aires, Argentina.
Sigue en
pie la colecta para comprar las mesas para
el comedor de Ana. Tal vez este año, podríamos
pedir que en vez de darnos un regalo, nos
den el equivalente en $$$ para donar con
este fin.
Necesitamos 6 mesas de 2 mts por
0, 80 cm y los caballetes (3 por mesa) y
bancos correspondientes. ¡Gracias por
participar en esta colecta!
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DATOS DE CUENTA
PARA LA COLECTA
CITIBANK N.A., Sucursal
021
C/A Pesos 5210292111
Titular: CONSTANCIA EASTMAN
LOWRY
CBU 0167777100052102921112
CUIT: 2705089669
Email para confirmar
transferencia:
mboer@secretariasenred.com
Favor confirmar también la
donación realizada al mismo mail
y reclamar si no acusamos recibo
al 4312 3679 o 4741.
|
Este es tu espacio para publicar tu aviso
solidario. Envíalo a
ceastman@secretariasenred.com
y lo publicamos. Gracias!
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Avisos de Trabajo |
(Gracias por circular estos avisos entre
las secretarias amigas).
Avisos derivados
Aquí puede figurar el aviso de tu
empresa o consultora.
Contáctanos:
mboerr@secretariasenred.com
Secretaria para Estudio Jurídico.
Edad entre 25 y 40 años. Tareas
administrativas en el área de Marcas (no
excluyente). Capacidad para tomar
dictado y excelente redacción. Muy buen
nivel de inglés. Sólido manejo de PC.
Indicar pretensión salarial y
referencias. Enviar CV con Ref. AME a:
rrhh@gbreuer.com.ar"
Avisos propios
Si no te hemos entrevistado aún, te
invitamos a registrar tus datos en este
sitio y visitarnos en nuestras oficinas
de Av. del Libertador 184, Piso 8C,
Buenos Aires de 10:00 a 12:30 y de 14:00
a 16:30 de lunes a jueves con tu CV y
una foto. Si ya estás calificada por
esta consultora, te pediríamos que
actualices tus datos en el sitio y
envíes un mail a seleccion@secretariasenred.com
indicando "calificada" y tu sueldo
actual o último en el cuerpo del mail,
para que te tengamos en cuenta cuando
surjan nuevos pedidos.
Secretaria con muy buen nivel de
inglés y manejo de PC para multinacional
americana, zona centro. Son varios
puestos para asistir a directores y se
requiere excelente nivel de inglés y muy
buen manejo de Word, Excel y PP. Edad
ideal: 25 a 35 años. La modalidad de
contratación es por agencia, el horario
es de 9 a 18 y el sueldo es interesante.
Enviar CV indicando Ref. 3093 en el
asunto y sueldo actual o último a
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holding empresario. Se requiere muy
buena presencia y trato, buena
experiencia en empresas de primer nivel,
manejo de etiqueta empresarial,
networking, organización de viajes y
reuniones, manejo de agenda complicada,
atención asuntos personales, etc. Edad
ideal 30 a 45. El puesto es efectivo y
se ofrecen muy buenas condiciones de
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netos. Enviar CV indicando Ref. 3092 a
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civil en el centro, cerca del Patio
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a nivel traducción, muy buen manejo de
PC y muy buena presencia. Las tareas
incluyen traducciones, tareas
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$ 2000 brutos que incluyen 140 de
tickets y 242 de tr. Hay almuerzo en el
lugar, el horario es corrido. Puede ser
para una jovencita o alguna secretaria
senior hasta 50 que esté disponible y le
cueste encontrar trabajo. Enviar CV
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mensual, organización de viajes
corporativos y personales, redacción de
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castellano e inglés, organización de
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realización de llamados telefónicos
locales e internacionales, dominio de
herramientas informáticas. Dominio de
idioma ingles (excluyente). Edad ideal
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perfil es el de una persona dinámica,
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