Selección y Capacitación
de Secretarias para Empresas
Contacto: ceastman@secretariasenred.com
Ing. Butty 240, Piso 4,
C1001 Buenos Aires, Argentina
Tel.+ 54 11 45353-9439

¿Problemas legales?
Consulte nuestra guía.
 

AUTOEVALUACIÓN
MS Word, MS Excel y
MS PowerPoint
(máximo 45')
¿Cómo te manejas los
programas más requeridos?
Capacitación GRATIS en:
www.aulaclic.com
www.aulafacil.com
 

HUMOR
Chistes de Secretarias

Las llamadas.
El jefe, enfadado
le dice a la secretaria:
 -¿Es que no oye
el teléfono señorita? ¿Por qué no contesta?

 -¿Para qué, si todas las llamadas son para usted?
 

En este número

Editorial

Hola, todas!

Espero que hayan pasado un lindo día ayer y que se hayan reunido con amigas y amigos para festejar el Día del Amigo.

Estimada Connie,

Me decidí a escribirte luego de meses de leer las hermosas cartas que regularmente nos escribís en el newsletter. Soy fanática de Secretarias en Red principalmente por vos, porque siento que sos una persona muy sencilla, cálida, solidaria y generosa. Siempre leo atentamente sobre lo que hiciste en el finde porque podemos rescatar algo positivo y enriquecedor para el alma. Te felicito porque conjugás profesionalismo con calidad humana y eso, no es fácil de encontrar en este mundo materialista y globalizado. Te envío un gran cariño,

Valeria Monterubbianesi

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Muchas gracias por el material!!! Por supuesto que estoy aplicando lo aprendido, el Congreso estuvo excelente y estoy super agradecida de haber sido becada para asistir al evento.

Saludos,

Mónica Andrea Velázquez
Secretaría División Trasplante Intratorácico
Fundación Favaloro para la Docencia e Investigación Médica
www.fundacionfavaloro.org

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Estimada Connie,

Para ser sincera, dude mucho en darme de baja de su pagina. Siempre me parecieron muy útiles los artículos que se incluyen en el "news mail". Yo durante dos anos fui asistente del Presidente de la empresa Pirelli Argentina y se que el trabajo de secretaria no es nada fácil.

Por eso también comprendo lo acertado de sus notas y lo mucho que me habrían ayudado de seguir en esa posición. Hoy, después de pasados cinco anos de aquella experiencia y luego de poder cumplir mi sueno de viajar a Inglaterra para perfeccionar mi ingles, me encuentro trabajando en Barcelona como delegada de una empresa británica, trabajo en el que aplico todo lo "muchísimo" que he aprendido durante esos dos anos.

Lamentablemente no mucha gente se da cuenta de la importancia que tiene el rol de secretaria y de la profesionalidad, inteligencia y vocación que se necesitan a cada minuto para poder ayudar a que la persona a la que se asiste siempre pueda rendir el máximo desde su jerarquía. En pocas palabras, diría que es el mejor ejemplo de que "...detrás de cada gran hombre hay una gran mujer...", aplicable también a todos aquellos hombres que hoy ejercen como asistentes. Creo que su labor es muy importante y por todo lo que he podido leer - a pesar de siempre escasear el tiempo - debo decirle que desde este lado se siente un gran apoyo de parte suya, tan necesario y a veces tan difícil de encontrar.

Le deseo que siempre tenga la fuerza, la lucidez y la didáctica que se transparentan en sus paginas. Y quien sabe si en algún momento vuelva a la Argentina y le mande un email solicitándole la re-suscripción a su pagina!

Le deseo lo mejor y a Usted y a todo su equipo mis mas sinceras felicitaciones.

Atentamente.

Patricia Gallo Ammassari

Patricia, te hemos dado de baja y gracias por tu paciencia, porque veo que fuiste una de las primeras en registrarse en nuestro sitio.

Cordialmente, Connie Eastman

[volver arriba]

ENTRENAMIENTOS PARA EMPRESAS Capacite con las mejores - Referencias a su disposición Julio a Diciembre 2008 - Coordina: Anne Marie Incisa di Camerana
Actualización secretarial Repaso de las mejores técnicas de asistencia ejecutiva.	2 Sesiones	Miércoles 13 y 20 agosto Horario: 1730 a 2130.		Suipacha 1333 Bs. As.
Recepcionistas y Telefonistas Mejore la atención al cliente y la imagen corporativa en su empresa.	1 Sesión, Día: sábado	Sábado 23 agosto Horario: 8:45 a 17:00		Esmeralda 1366 Bs.As.
Secretarial Skills  Secretariado acelerado en inglés.	9 sesiones 3 horas x semana.	Comienza Jueves 14 agosto Horario: 18:30 a 21:30		Suipacha 1333 Bs. As.
Informes e inscripciones Mercedes Boerr mboerr@secretariasenred.com  Ing. Butty 240, Piso 4 - C1001ABO Buenos Aires - Tel. 4590 2260 y 5353 9439 Consulte por descuentos a empresas clientes y secretarias registradas en sitio.

[volver arriba]

Competencias secretariales
Las comunicaciones en la oficina
Fuente: "Become an Inner Circle Assistant" Joan Burge - Tr. Connie Eastman

La comunicación es el arte de intercambiar información y su objetivo, en la oficina, es generar ganancias para la empresa y continuar estando. Las asistentes profesionales exitosas necesitan perfeccionar el arte de la comunicación, que requiere de cuidados constantes e intensivos.

Crisis de comunicación: establecer empatía

Las crisis de comunicación se definen en este libro como una crisis o conflicto que surge entre dos o más personas. Las crisis se deben a problemas de comunicación, como no escuchar, no brindar suficiente información o no comunicar las expectativas con claridad. Sin embargo, cuando una la mira más de cerca, tiene más que ver con:

• Opiniones personales

• Prejuicios Objetivos personales

• Poder (una persona desea o tiene poder sobre la otra persona)

• La mentalidad "Deseo ganar" y "Debes perder"

• Eventos pasados (tus interacciones anteriores y el resultado con esta persona o grupo de personas)

• Posición rígida Oportunidad (no es un buen momento para la otra persona, ya sea por temas profesionales o personales)

Detallamos a continuación algunos catalizadores y curas para las crisis de comunicación:

Falta de definición

Cuando las personas saltan de tema en tema sin definir o completar un asunto. Toma la delantera para mantenerte en el tema que está siendo tratando diciendo "Volvamos a..." o "Como decías..."

Falta de interés personal

No demuestras ningún interés en la otra persona. La atención personal ayuda a mantener buenas relaciones. No es necesario intimar, pero al demostrar interés en la opinión o la posición dentro de la empresa de la otra persona puede reforzar las comunicaciones.

Suposiciones falsas

El que envía la información, a menudo asume que el receptor conoce los detalles del asunto y no menciona algunos de los temas en sus mensajes. Es importante brindar detalles y/o solicitarlos.

Falta de seguimiento

Alguna de las partes no realiza el seguimiento de lo que se ha dicho. O alguien cambia lo acordado sin avisar a la otra parte. Estas actitudes afectan a aquellos que están tratando de realizar algo dentro de un tiempo determinado. Ayuda a la persona que tiene esta actitud a ver el problema y a comprometerse a cumplir con lo acordado.

Faltas de atención

Una de las personas no presta debida atención a la otra persona. En primer lugar: ¡escuche! Entienda todo lo que la otra persona está comunicando de manera verbal o silenciosa gestual. Haga preguntas para ver si entendió bien. No evalúe hasta haber comprendido el tema.

Silencio

Por diversos motivos que van desde no estar relajadas o por falta de confianza en sí mismas, algunas personas no hablan. Aliente a los demás para que conversen, haciéndolos sentirse relajados, haciendo comentarios que simula una conversación o haciendo preguntas abiertas, ej. "¿Y tu, cómo lo harías?" o "¿Qué opinas de este proyecto?

Definiendo la asertividad

Muchos confunden la asertividad con un comportamiento agresivo. Esto se aplica especialmente a las mujeres que, hasta hace algunos años, confundían la pasividad con la femineidad. Como resultado, muchas temen tomar la iniciativa en el trabajo - ya sea para resolver un conflicto, solucionar un problema o presentar una idea - por miedo a ser etiquetadas trepadoras o demasiado agresivas.

Toma un momento para ver las diferencias. No es posible comunicar como una asistente exitosa si no puedes ser asertiva y no puedes ser asertiva sin entender claramente de qué se trata la acción:
 

Actividad: Describe lo siguiente con palabras, frases u oraciones. Si no encuentras las palabras, utiliza un diccionario. Este esfuerzo aprenderás a distinguir entre cada una de estas palabras:

Expresa tus opiniones con tacto

Entrevistando un ejecutivo de primer nivel para un artículo sobre equipos estrella, discutimos la importancia de que las asistentes fuesen asertivas con sus gerentes. El ejecutivo dijo: "La asistente debería ser asertiva con su jefe, pero debería hacerlo con diplomacia y sin zafarse". Es importante que hagas oír tu opinión, pero debes hacerlo con mucho tacto. Debes tener en cuenta desde las palabras a utilizar, y el lenguaje corporal hasta tu tono de voz. Hay diferencia entre ser asertiva y no serlo. Si eres asertiva expresas con confianza lo que piensas, sientes y lo que crees. Defiendes tus derechos pero a la vez respetas los de la otra parte. Cuando no puedes expresar confiadamente lo que piensas, sientes y crees y cuando permites que otros te pisen, no estás actuando de manera asertiva.

Continuará...

[volver arriba]

You Can't Do It Alone!
By Joan Burge

If we are to be successful and achieve our goals and dreams, we need others. So here is some food for thought and questions to ask yourself.

Communicate: When you interact with others, do you clearly communicate your needs and expectations?

Trust: Do you trust others or are you always looking for the bad in people? Do you trust their opinion? Can people trust that you are doing your best?

Sense of Humor: Can you laugh when things get tough? Do you know how to have fun at work and still get the job done? Do you know how to lighten up an intense moment?

Attitude: Do you have a positive attitude when faced with a challenge? When your manager asks you to take on a difficult task, do you say, "Yes, I can do that"?

Skill: When we strive to achieve goals that truly challenge us, we can't help but develop new skills. Have you set your goals high enough? Do you feel yourself stretching to achieve a goal?

Strategy: Do you have a strategy on how you will accomplish personal and team goals?

About Joan Burge:
Joan Burge is one of North America's foremost authorities on workplace excellence and administrative effectiveness, and the CEO and founder of Office Dynamics - a premier training and development provider since 1990. Her programs and "Star Performance" philosophy have been embraced and endorsed by some of the world's leading businesses and organizations. Learn more at OfficeDynamics.com

[volver arriba]

AVISOS DERIVADOS
Aquí puede figurar el aviso de tu empresa o consultora. Contáctanos: mboerr@secretariasenred.com

Secretaria Bilingüe para Gerencia incorpora Importante empresa industrial ubicada en la zona Noroeste de GBA. Convocamos mujeres de entre 26 y 40 años de edad con gran dinamismo, flexibilidad, vocación de servicio y muy buena presencia. Necesario contar con al menos 3 años de experiencia en la función. Se encuentran entre sus principales responsabilidades la elaboración de presentaciones, manejo de agenda y coordinación de reuniones internas y call/video conferences. Es excluyente contar con nivel bilingüe de idioma inglés, dominio de paquete Office y residir en zona (ó contar con movilidad propia). Horario de Lunes a Viernes de 9 a 18 hs. Invitamos a las interesadas a ingresar sus datos curriculares en www.consultoracimta.com (Ref. SEB) 18/07/08

Asistente joven para tareas administrativas. 22 a 30 años, sexo femenino. Estudiantes: abstenerse. Excelente presencia. Muy Buen manejo de paquete Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) y Adobe Acrobat. Con conocimientos básicos de Photoshop. Disposición y dinamismo. Criterio y capacidad para atender tareas con simultaneidad. Aptitud para relaciones interpersonales y para realizar tareas fuera de la oficina (trámites) El puesto es efectivo, el horario de 10 a 13 y de 14 a 19 hs. en Barrio Norte, Capital (residir en zona) Sueldo ofrecido: $1600 (neto) Enviar CV a: asistenteestudiocoelho@gmail.com 

AVISOS PROPIOS

Secretaria/Office Manager para empresa de call center en San Isidro. Son unas 10 personas y la persona a incorporar tiene como tareas principales abrir la oficina, coordinar a la persona de limpieza, hacer el pedido diario de almuerzos, los pedidos de alimentos, bebidas y materiales de limpieza y útiles de oficina, cerrar la oficina, etc. No hay muchos llamados y no se atienden proveedores. Se requiere muy buen inglés, actitud cordial y manejo de PC. El horario es de 9 a 18 y se cumple. El sueldo ofrecido es alrededor de $2500 brutos y el puesto es efectivo. Hay excelente ambiente de trabajo y las oficinas están sobre Av. Panamericana y Thames. Enviar CV indicando "San Isidro" en el asunto a seleccion@secretariasenred.com. Si ya te hemos entrevistado, indicar también "Calificada".

Secretaria Gerente de para empresa de TV. El perfil es el de una secretaria joven (28 a 32 años), con buen nivel de inglés, (tres a cinco mínimo) años de experiencia, muy buen nivel socio cultural, proactiva, con buen manejo de la función secretarial y manejo de PC. Las tareas incluyen agenda, teléfono, organización de viajes, manejo de asuntos personales, organización de eventos, etc. Deberá ser una persona que sepa anticiparse a los temas y que le guste el trabajo en equipo ya que colabora con otros departamentos en algunos temas. Es para asistir a una gerente mujer, muy activa y que necesita buen soporte secretarial ya que viaja mucho y delega todos sus temas en la secretaria. Hay muy buen ambiente de trabajo. Es un puesto efectivo con un horario de 9 a 18 y un sueldo de $ 3000 a 3200 brutos de acuerdo a la historia laboral y OSDE 210. Enviar CV indicando TV en el asunto a selección@secretariasenred.com. Si ya te hemos entrevistado, indicar también "Calificada".

Asistente para Country Manager y otros gerentes del área en tareas de agenda, logística de viajes, traducción de mails, archivo, etc. Se requiere muy buen nivel de inglés (preferentemente universitario de traductorado o profesorado) y muy buen manejo de PC. Es para cubrir una licencia de maternidad de 3 meses, comenzando el 18 de agosto. Zona de trabajo: microcentro. Enviar CV indicando constructora en el asunto y último sueldo a selección@secretariasenred.com

Recepcionista, buena presencia y trato, proactiva, con inglés y/o portugués (no excluyente) para atención de teléfonos, visitas, envío de correos y algunas tareas administrativa. Se requiere muy buen manejo de PC. Es un puesto efectivo, horario 930 a 1830 con una hora para almorzar y un sueldo a conversar, de acuerdo a las calificaciones de las candidatas. Enviar CV indicando recepcionista en el asunto y último sueldo a selección@secretariasenred.com

[volver arriba]