Hola, todas!

En Buenos Aires ya comenzaron las vacaciones de invierno y recuerdo lo complicado que era organizar la vida de cinco chicos desde la oficina. Increíblemente y de una u otra manera, me arreglaba y todo seguía su curso.

Recuerdo lo lindo que era tener una buena excusa para ver alguna que otra película o espectáculo para niños y pasear por la atiborrada Av. Corrientes con los más chiquitos cuando íbamos a ver Xuxa o Chiquititas o alguno de esos programas que les encantaban porque los veían en la tele. También, era todo un arte esquivar a los vendedores de todo tipo de material promocional, que parecerían seguirnos por todos lados y evitar los kioscos demasiado vistosos para que el programa no salga tan caro que no se pudiese repetir.. En fin, suerte en estos días y felicito a las mamás que trabajan por su inmensa capacidad de lograr que los chicos pasen unas lindas vacaciones sin que pierdan su sonrisa.

El martes pasado entrevistamos a una aspirante a secretaria de 18 años que está estudiando con mucho entusiasmo un curso de estenotipia. La estenotipia es un método basado en la utilización de un teclado especial, donde cada palabra emitida por el orador es tipeada. Hay dos tipos de máquinas, la mecánica es la más utilizada, pero ya ha salido una digital, conectada a la computadora donde, mediante un software, se plasman las palabras en forma simultánea en la pantalla del ordenador. Este sistema difiere de la taquigrafía tradicional ya que se hace en una máquina y solamente se utiliza en las sesiones del Congreso de la Nación y en juicios orales, pero en realidad podría ser utilizada en cualquier lado donde se necesita la transcripción. Se utiliza para traducción simultánea (una persona habla, la estenotipista lo escribe y sale proyectado en una pantalla) o para traducción diferida. La salida laboral es relativa (o muy poca), pero para una estudiante de Derecho o de Ciencias Políticas, tal vez es un medio interesante para aprender más sobre su materia y ganar algunos $$$. También están los taquígrafos, que toman nota y luego transcriben la transcripción textual en la computadora, pero esa es otra especialidad. Las secretarias de mí época, dominaban la taquigrafía y pasaban tiempo con los jefes tomando dictado, que después transcribían a máquina. Que este sistema siga vigente en el siglo XXI me parece bastante insólito, pero parece que sigue adelante y es por eso que una jovencita de 18 años está estudiando esta especialidad.

Estamos con una búsqueda interesante para el interior del la Provincia de Buenos Aires. Es un puesto de asistente de dirección y requerimos muy buen inglés y algo de portugués. Si tienes el perfil adecuado y ganas de radicarte en un pueblo tranquilo a 300 kms de Buenos Aires, no dejes de contestar nuestro aviso y te llamaremos a una entrevista. Trabajé en el interior como secretaria en dos oportunidades y fueron experiencias muy interesantes. Una sale del terreno conocido, conoce gente nueva y aprende mucho sobre una forma de vivir diferente.

Estamos recibiendo inscripciones para las capacitaciones del mes de agosto que publicamos a continuación. Me encantaría contar con tu presencia y si quieres que se la enviemos a tu jefe o alguna otra persona de tu empresa, envía su dirección de mail a Mercedes Boerr a mboerr@secretariasenred.com   y le hacemos llegar la información.

Les mando un cordial saludo y, ¡hasta la próxima!

Connie,

Tanto tiempo. Desde 3M Argentina siempre seguia tus newsletters y hasta participe de la "Conferencia Anual para Secretarias Ejecutivas". Siempre me acuerdo mucho de vos ya que siempre leia los mejores consejos, tanto personales como laborales. Ahora estoy con mi familia en Nueva Zelanda. Llegamos en marzo. Costo trabajo adaptarse. Pero todos unidos pudimos vencer varios obstaculos.

Hoy por hoy estoy trabajando en la vicepresidencia de American Express. Es un trabajo temporario. Los trabajos permanentes, son permanentes en serio y como a mi me otorgaron visa de trabajo por dos anos, no aplica para los trabajos permanentes. Costo entender el modus operandi para el mercado laboral local. Aca los empleados son cuidados minuciosamente, para que se queden. Les dan entrenamiento constante y otros beneficios para que se queden. Los planes de carrera son estudiados al detalle para cada uno.

Mis hijos Manuela - 7 anos - y Ramon - 5 anos - se adaptaron lo mas bien al colegio. Es impresionante las capacidades que tienen los chicos. Van al colegio sin caprichos ni problemas, tratando de adaptarse dia a dia a sus nuevas maestras, nuevos amigos, colegio y hasta nuevo idioma. Me estan ensenando mucho en esta etapa.

Por el momento nuestra idea es quedarnos dos anos, pero todo depende del contrato laboral de mi marido. Puede que cambie y nos quedemos 3 anos o volvamos a fin de ano.

Como sea, creo que es una experiencia muy fructifera para los cuatro. Uniendonos como familia. Los chicos abriendose a una experiencia nueva. Y mi marido y yo teniendo experiencia laboral muy enriquecedora.

Senti muchas ganas de querer compartir todo esto con vos. Que siempre te segui y segui tus consejos y sugerencias.

Hasta siempre

Carolina

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Hola, buenas tardes, mi nombre es Yanina Baloira, y por una amiga entre a esta pagina y me parecio excelente.

Yo estoy buscando cambiar de trabajo y siempre fui secretaria, no soy bilingüe pero estoy estudiando en la UBA y estoy cursando el nivel 8 actualmente.

No se si es a este email donde puedo enviar mi cv o bien donde puedo suscribirme para recibir vuestras ofertas laborales, que por lo que vi en el e-mail que me envio mi amiga hay muy buenas ofertas y ya envie mi cv para el puesto de secretaria de gerente de TV.

sin mas, agradezco desde ya vuestra atención y quedando a la espera de una pronta respuesta, la saludo muy atentamente.

Yanina Baloira

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

ENTRENAMIENTOS PARA EMPRESAS
Capacite con las mejores - Referencias a su disposición
Julio a Diciembre 2008 - Coordina: Anne Marie Incisa di Camerana

Recepcionistas y
Telefonistas
Mejore la atención al
cliente y la imagen
corporativa en su
empresa. 

Secretarial Skills
 Secretariado
acelerado
en inglés.

Informes e inscripciones Mercedes Boerr mboerr@secretariasenred.com 
Ing. Butty 240, Piso 4 - C1001ABO Buenos Aires - Tel. 4590 2260 y 5353 9439
Consulte por descuentos a empresas clientes y secretarias registradas en sitio.

Competencias secretariales
Fuente: "Become an Inner Circle Assistant" Joan Burge - Tr. Connie Eastman

6. Organización de la oficina

Comienza con usted.

La capacidad organizativa es una de las cinco habilidades más requeridas por los gerentes y empleadores en los EEUU. (Las otras son: teléfono, computación, administración del tiempo y comunicación). Las empresas de hoy funcionan a ritmo acelerado. En muchas empresas se trabaja más con menos personal debido a los ajustes de personal, fusiones, adquisiciones y aplanamiento de la pirámide organizacional. Esto no es una novedad, pero es un proceso continuo.

Belleza para tus archivos.

Utiliza carpetas de diferentes colores para encontrar rápidamente el lugar de cada archivo. Este método cada vez más popular de organización visual, ayuda a encontrar las cosas más rápidamente.

Ejemplos:

• Si atiendes a más de un gerente, puedes tener un color diferente de carpetas para cada uno.

• También puedes utilizar distintos colores para distintas categorías de archivos. Por ejemplo, las carpetas de los proveedores pueden ser azules, las de las quejas pueden tener carpetas coloradas y las carpetas de los archivos cronológicos de A a Z, podrían ser color verde.

Coloca bandejas de entrada/salida y utilízalas regularmente.

No permitas que coloquen cosas y papeles sobre tu escritorio o silla. Debes pedir que te pongan el trabajo a realizar y la correspondencia en la bandeja de entrada. De esta manera, seguramente verás lo que te dejan y luego podrás dar prioridad, delegar y despachar los ítems según sea necesario.

Utiliza el discado rápido.

Si tu teléfono tiene discado rápido, agrega los números más llamados a la memoria. También haz lo mismo para tu gerente o gerentes. Prepara una lista de los nombres y los números para que tu gerente los pueda ver rápidamente de un vistazo.

Donde sea que vayas ….

Presta atención para ver de qué manera puede simplificar las tareas de tu oficina y de tu puesto. Por ejemplo, si la gente de Compras o Abastecimientos no conoce un producto que podría ser útil para tu trabajo, diles de qué se trata y dónde lo pueden adquirir. Pide o compra algunas muestras para mostrarles, si te parece que de esta manera entenderán mejor de qué se trata. Debes estar atenta todo el tiempo para ver si hay algún nuevo producto que te permitirá organizarte mejor en el día a día y, a la vez, estarás perfeccionando tus habilidades de comunicación.

Organiza tu escritorio. Que no se convierta en un área de depósito.

Que sea un lugar de acción. Retira carpetas y otros materiales que utilizas de vez en cuando. Encuentra otro lugar donde guardarlas. Si no entran más carpetas en tus archivos, revísalas y tira lo que ya no es de utilidad. Tal vez estás guardando carpetas que ya no necesitas o que puedes enviar al depósito central.

Coloca las cosas que más utilizas, al alcance de tu mano.

Analiza tus actividades. Decide cuáles son los útiles que más utilizas y colócalos a tu alcance. Puedes pensar que solamente te tomará 30 segundos agarrar una de las cosas, pero suma el número de veces que lo haces en un día para darte una idea del tiempo que ahorras colocándolos al alcance de tu mano.

Un escritorio desordenado indica falta de foco y de control.

No es lo mismo parecer ocupada que parecer productiva. Algunos piensan que si no tienen el escritorio lleno de papeles no parecen ocupadas. En realidad, cuando hay mucho desorden, la persona parece desorganizada un poco fuera de foco. Parecería que no sabe dónde va. A veces, los demás pensarán que estás perdiendo las cosas.

Saca ventaja de cada lugarcito de tus cajones y de tus muebles.

Aquí hay una idea de cómo lograrlo:

1. Vacía todos los cajones y los muebles. A medida que los vacías, separa los ítems por productos similares o categorías.
    

2. Procede a deshacerte de las cosas que realmente no necesitas o deseas.
    

3. Antes de volver a colocar los ítems en los estantes o muebles, pregúntate:

   • ¿Cuáles utilizo con más frecuencia?

   • ¿Cuáles no utilizo casi nunca?

   • ¿Qué ítems necesito tener a mano porque mi gerente los solicita?

   • ¿Qué podría guardar en cajas de archivo? Visualiza y planifica donde irán las categorías de cada uno de los ítems.

   • ¿Qué debería archivar en la oficina de mi gerente?

Mantener juntos los ítems parecidos.

Por ejemplo, podrías tener en el mismo lugar los distintos tamaños de Post-It, los papelitos, los blocks de notas y de mensajes y diversos tipos de clips de papel y broches. Al hacer esto ahorras tiempo tratando de encontrar las cosas que necesitas. Si mantienes tu papelería en orden, sabrás cuando están faltando y es tiempo para hacer el próximo pedido.

Resumiendo:

La organización de la oficina es indispensable debido a la velocidad con que se llevan a cabo los negocios. La tecnología y las expectativas de las personas contribuyen al aceleramiento. Además, puedes estar brindando soporte a múltiples gerentes – el resultado del achicamiento de las organizaciones. Si no estás bien organizada, estarás en problemas. Las asistentes exitosas encuentran recursos, papelería y archivos rápidamente. Juegan un rol importante en perfeccionar la organización de la oficina. Frecuentemente tienen acceso a la caja – acceso a los presupuestos de la empresa – esto era impensable en otros tiempos. Dado que la asistente exitosa, conoce la importancia de la organización eficiente de la oficina, se lo toma como un desafío que logra superar.

How To Manage Your Boss
by Marie G. McIntyre, Ph.D. - www.yourofficecoach.com

Let’s be honest – if you got to pick your boss, you might make a different choice. But in the real world, you don’t have much say in the matter. And even a totally incompetent manager can make your life pretty miserable. So the more effectively you can manage your boss, the more pleasant your days are likely to be. See if any of these statements might apply to you:

• I tend to get into power struggles and control battles with my boss.

• I resent the fact that my boss has the power to direct my activities.

• I sometimes intentionally fail to do something that my boss asks or expects.

• I tend to feel somewhat anxious when I am with my boss.

• I am very hesitant about expressing disagreement to my boss.

• I often keep my ideas and opinions to myself instead of sharing them with my boss.

If you see yourself in any of these descriptions, you may need to do a better job of managing your boss. Consider these suggestions for improving that relationship:

1. Accept the fact that your boss has been given the power to direct your activities. This is true even if you are much smarter than he is, even if you should have been given her job, even if he is the most obnoxious loudmouth on the planet. You are stuck with this boss for the immediate future, so becoming rebellious will only make a bad situation worse. Accepting reality and working to increase your influence will produce better results.

2. Don’t expect perfection. Managers are people, not androids, so they have an endless variety of quirks and eccentricities and odd little habits. Recognize your boss’ hot buttons and for heaven’s sake don’t push them! There’s a name for people who annoy their managers on purpose – masochists. If you have a wonderful boss who is a pleasure to work with, celebrate! Be grateful every day for as long as it lasts. If not, lower your expectations.

3. Study your boss’ management style and figure out what makes her happy. Look for clues that tell you how she likes work done or how she prefers to get information. If you’re not sure what your boss expects from you, in terms of results, work habits, communication style, or anything else, then don’t try to guess – ask! You need to find out ASAP. Any reasonable manager will gladly answer these questions and, in fact, will be pleased and surprised by your interest.

4. Try to make your boss look good. Produce quality results, meet deadlines, stay within your budget, respond to people quickly. Find problems that need solving and address them. Contribute new ideas and suggestions. Share useful information with your boss. And your own political power will grow when your manager tells everybody how wonderful you are!

5. Never, never, never complain to others about your boss – especially to people outside your department or to your employees (if you are a manager). Strategizing with trusted peers about how to handle your manager’s more challenging peculiarities is one thing – kind of like a group therapy session – but trumpeting your unhappiness far and wide will only get you in trouble.

6. Give your boss a sincere compliment from time to time. Managers hear lots of complaints, but few employees ever bother to give their boss a kind word. Unless your manager resembles Attila the Hun or Adolph Hitler, you can surely find some quality worth praising. Mention it at some appropriate point. But let’s be clear – paying a sincere compliment is not the same as groveling or sucking up.

7. Finally, don’t forget the old saying “it’s not your boss who protects your job, it’s your boss’s boss”. Look for opportunities to interact with higher-level managers. If they know who you are and think well of you, then you will have enhanced both your political power and your job security.

Successfully managing upward will usually make your time at work more pleasant and make it easier to accomplish your goals.

AVISOS DERIVADOS
Aquí puede figurar el aviso de tu empresa o consultora. Contáctanos: mboerr@secretariasenred.com

Asistente joven para tareas administrativas. 22 a 30 años, sexo femenino. Estudiantes: abstenerse. Excelente presencia. Muy Buen manejo de paquete Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) y Adobe Acrobat. Con conocimientos básicos de Photoshop. Disposición y dinamismo. Criterio y capacidad para atender tareas con simultaneidad. Aptitud para relaciones interpersonales y para realizar tareas fuera de la oficina (trámites) El puesto es efectivo, el horario de 10 a 13 y de 14 a 19 hs. en Barrio Norte, Capital (residir en zona) Sueldo ofrecido: $1600 (neto) Enviar CV a: asistenteestudiocoelho@gmail.com

Secretaria Bilingüe para Gerencia incorpora Importante empresa industrial ubicada en la zona Noroeste de GBA. Convocamos mujeres de entre 26 y 40 años de edad con gran dinamismo, flexibilidad, vocación de servicio y muy buena presencia. Necesario contar con al menos 3 años de experiencia. en la función. Se encuentran entre sus principales responsabilidades la elaboración de presentaciones, manejo de agenda y coordinación de reuniones internas y call/ video conferences. Es excluyente. contar con nivel bilingüe de idioma inglés, dominio de paquete Office y residir en zona (ó contar con movilidad propia). Horario de Lunes a Viernes de 9 a 18 hs. Invitamos a las interesadas a ingresar sus datos curriculares en www.consultoracimta.com (Ref. SEB)

AVISOS PROPIOS
Si ya te hemos entrevistado en la consultora, por favor agrega la palabra "Calificada" en el asunto ya que damos prioridad a las personas ya entrevistadas. Gracias)

Asistente bilingüe de Presidencia (español/portugués) para empresa brasilera en Martinez, sobre la Panamericana. Es para asistir a uno de los directores que maneja las relaciones con Brasil. Las tareas incluyen manejo de agenda, logística de viajes, asuntos personales, además de las tareas inherentes al puesto. Se requiere muy buena presencia y trato, actitud proactiva, buenas relaciones interpersonales, buen manejo de PC, agilidad y vocación de servicio. El puesto es efectivo, el horario es de 8 a 17 hrs, con disponibilidad para hacer guardia un sábado por mes y la edad ideal es de 28 a 40. Será ventajoso que viva en la zona, pero no es un requisito excluyente. Enviar CV indicando sueldo actual o último y “portugues” en el asunto a selección@secretariasenred.com. Se ofrecen excelentes condiciones de contratación.

Asistente de Directorio inglés/portugués para empresa en Carlos Casares, Pcia. de Buenos Aires (a 300 Kms de la ciudad de Buenos Aires) Se requiere muy buen inglés y portugués, manejo de PC, experiencia mínima de 3 a 4 años en la función. Las tareas incluyen manejo de agenda, organización de reuniones, logística de viajes, tareas contables: bancos, caja chica, armado de asientos contables, etc. Se valoran los conocimientos de ceremonial y protocolo ya que la función requiere la organización de diversos tipos de eventos, atención de visitas extranjeras, etc. Es requisito excluyente radicarse en Carlos Casares y el ideal sería que cerca de la zona. La edad ideal es de 26 a 35 años. El puesto es efectivo y el sueldo es interesante para la función. Los gastos de alojamiento corren por cuenta de la secretaria y la empresa facilita un lugar temporario durante el tiempo de la búsqueda de una vivienda definitiva. Enviar CV indicando sueldo actual o último y "Carlos Casares" en el asunto a secresenred@gmail.com. Si ya te hemos calificado en la consultora, agrega “calificada” en el asunto.

Empleada administrativa con algo de experiencia anterior en tareas administrativas, manejo de PC y un nivel intermedio de inglés para estudio jurídico, zona centro. Se requieren uno o dos años de experiencia, buena presencia y trato.. Es un puesto efectivo con un horario de 930 a 1830, con una hora para almorzar. El sueldo ofrecido es de 1800 netos más obra social y el lugar de trabajo es el microcentro. Enviar CV indicando “Estudio” en el asunto a selección@secretariasenred.com. Si ya te hemos calificado en la consultora, agrega “calificada” en el asunto

Secretaria para Estudio Jurídico en microcentro, para asistir a dos abogados senior y cinco junior. Se requiere manejo de PC y un nivel intermedio de inglés, buena presencia y trato y experiencia en la función, el horario es de 9 30 a 18 30, almuerzo. El sueldo ofrecido es de 2.200 a 2.500 brutos más obra social. Enviar CV indicando "Secretaria Estudio" en el asunto a selección@secretariasenred.com. Si ya te hemos calificado en la consultora, agrega "calificada" en el asunto

Reemplazos de maternidad (dos: uno en el centro y uno en Martínez)

Secretaria bilingüe (inglés/español) para asistir al Gerente General de empresa constructora, zona microcentro a partir de la segunda semana de agosto y por un mínimo de 3 meses. El perfil es el de una persona con muy buen inglés y algo de portugués, muy buena presencia y trato, experiencia mínima de 3 a 4 años, proactiva, autónoma y con muy buen manejo de PC. Las tareas incluyen agenda, teléfono, logística de viajes, traducciones, archivo, etc. El horario es de 9 a 18 el sueldo es de $ 3000 brutos más unos 700 pesos mas que se dan en efectivo en vez de tickets. La edad ideal es de 26 a 40. Enviar CV indicando “Microcentro” en el asunto a selección@secretariasenred.com. Si ya te hemos calificado en la consultora, agrega “calificada” en el asunto.

Asistente junior inglés/español para reemplazo de maternidad en Martínez (sobre Av. del Libertador). Se requiere muy buen inglés, manejo de PC y 2 a 3 años de experiencia. El puesto incluye tareas de recepción de visitas y proveedores, atención de teléfono, administración de suministros de oficina, manejo de caja chica, asistencia al área contable ingresando facturas en Tango, archivo, etc. Se requiere agilidad y flexibilidad, predisposición para colaborar y aprender, actitud y aptitud de servicio al cliente, pro-actividad y dinamismo, confidencialidad y prudencia. El horario es de 830 a 1730 y el sueldo es a conversar. Enviar CV indicando “Martinez” en el asunto a selección@secretariasenred.com. Si ya te hemos calificado en la consultora, agrega “calificada” en el asunto.

Secretaria Gerente de para empresa de TV. El perfil es el de una secretaria joven (28 a 32 años), con buen nivel de inglés, (tres a cinco mínimo) años de experiencia, muy buen nivel socio cultural, proactiva, con buen manejo de la función secretarial y manejo de PC. Las tareas incluyen agenda, teléfono, organización de viajes, manejo de asuntos personales, organización de eventos, etc. Deberá ser una persona que sepa anticiparse a los temas y que le guste el trabajo en equipo ya que colabora con otros departamentos en algunos temas. Es para asistir a una gerente mujer, muy activa y que necesita buen soporte secretarial ya que viaja mucho y delega todos sus temas en la secretaria. Hay muy buen ambiente de trabajo. Es un puesto efectivo con un horario de 9 a 18 y un sueldo de $ 3000 a 3200 brutos de acuerdo a la historia laboral y OSDE 210. Enviar CV indicando TV en el asunto a selección@secretariasenred.com. Si ya te hemos entrevistado, indicar también "calificada".

Recepcionista, buena presencia y trato, pro-activa, con inglés y/o portugués (no excluyente) para atención de teléfonos, visitas, envío de correos y algunas tareas administrativa. Se requiere muy buen manejo de PC. Es un puesto efectivo, horario 9:30 a 18:30 con una hora para almorzar y un sueldo a conversar, de acuerdo a las calificaciones de las candidatas. Enviar CV indicando "recepcionista" en el asunto y último sueldo a selección@secretariasenred.com Búsqueda cubierta

Secretaria/Office Manager para empresa de call center en San Isidro. Son unas 10 personas y la persona a incorporar tiene como tareas principales abrir la oficina, coordinar a la persona de limpieza, hacer el pedido diario de almuerzos, los pedidos de alimentos, bebidas y materiales de limpieza y útiles de oficina, cerrar la oficina, etc. No hay muchos llamados y no se atienden proveedores. Se requiere muy buen inglés, actitud cordial y manejo de PC. El horario es de 9 a 18 y se cumple. El sueldo ofrecido es alrededor de $2500 brutos y el puesto es efectivo. Hay excelente ambiente de trabajo y las oficinas están sobre Av. Panamericana y Thames. Enviar CV indicando "San Isidro" en el asunto a seleccion@secretariasenred.com. Si ya te hemos entrevistado, indicar también "Calificada". Búsqueda cubierta

 Si aún no te hemos entrevistado y tienes muy buena presencia

y un nivel de inglés avanzado (Proficiency o FCE), ingresa tus datos en este sitio

y llama al 5353-9439 para coordinar un horario de entrevista.

GRACIAS POR RECOMENDAR NUESTRA CONSULTORA EN TU EMPRESA

Somos especialistas en la selección y capacitación de secretarias in-company.

También publicamos avisos de oferta laborales para las consultoras y empresas

que buscan secretarias y recepcionistas.