Hola, todas!

Aquí estamos comenzando una semana corta en Buenos Aires.  Tuvimos un lindo fin de semana largo y recién comenzamos hoy, martes, a trabajar. El domingo fuimos al Teatro General San Martín con mi hermana, Helen, a ver una obra de Moliere: “Mujeres Sabias”. Me encantó la puesta en escena, la música en vivo, la escenografía y la sala Martín Coronado que es muy cómoda (en la ante-última fila y se veía y escuchaba perfectamente).  La obra en sí es un poco anticuada, pero divertida y muy actual: según Moliere, las mujeres son un poco tontas pero tienen el poder real sobre maridos, hijos, etc. Ahora, el Teatro San Martín vende las entradas por teléfono y por Internet y es bueno tenerlo en cuenta ya que el precio es muy bueno.  En la lista para ver: Hair Spray, La Gorda y Dos Menos, una obra de Héctor Alterio que nos recomendaron y ya hemos anotado para el mes que viene.  

El jueves estaré en Sao Paulo para el Congreso de Secretarias que organiza la gente del IIR. Tengo que hablar un poco sobre las secretarias del MERCOSUR y la realidad es que el trabajo de asistente o secretaria puede replicarse en cualquier país pero el gran tema es el idioma de cada uno.  Nuestros vecinos hablan portugués y las secretarias brasileras que desean trabajar en Buenos Aires, tendrán dificultad en conseguir trabajo aquí ya que se da por descontado el uso correcto del español.  Me dicen que en la carrera de secretariado en Brasil, es obligatorio el estudio del español y del inglés.  Para trabajar en otros países donde el español no es el idioma oficial, es importante contar con más de un idioma.  Como estoy especializada en la selección de personal bilingüe, he conocido muchas personas que no hubiesen tenido un segundo idioma si no hubiese sido por las madres que han insistido hasta el cansando en que era necesario.  Espero que las mamás de ahora tengan la misma idea que las de antes porque la exigencia sigue siendo igual o mayor.

Recuerden que mañana, miércoles 20 de agosto, comienza la primera de dos sesiones de la Actualización Secretarial que estaremos dando en el AACI y el sábado 23 es el seminario para recepcionistas y telefonistas de empresas. Para inscripciones de último momento, contactarse con Mercedes Boerr al 4590 2260 o por mail a mboerr@secretariasenred.com.

Espero que tengan una linda semana y me despido, ¡hasta la próxima!

Connie Eastman
Titular de Secretariasenred.com
Consultora de Recursos Humanos

Secretarias, cada vez más parecidas a un jefe.
Nota publicada en el diario Clarín, domingo 3 de agosto.
Clic AQUI para leer el artículo completo.

Nota: Si deseas publicar un aviso sin cargo en nuestro sitio y eres traductora, secretaria virtual, profesora de idiomas, psicóloga, envía un mail con el aviso a publicar (máximo 10 renglones) a mboerr@secretariasenred.com indicando "aviso" en el asunto y te comentaremos nuestra manera de hacer un canje por publicidad que nos beneficiará a las dos.

Cada día más secretarias estás haciendo networking en nuestro FORO. Esperamos sigan participando y compartiendo conocimientos, experiencias y datos entre secretarias.
Clic aquí para visitar el FORO.

AUTOEVALUACIÓN MS Word, MS Excel y MS PowerPoint (máximo 45') ¿Cómo te manejas los programas más requeridos? Capacitación GRATIS en: www.aulaclic.com y www.aulafacil.com

No te lo voy a negar cada semana que leo estos tips y newsletter, mas ganas me da de volver a ser secretaria, ame y amo ese trabajo....

 Jorgelina Trevisán

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Hola! soy Marie Dupuy de Lôme, formo parte de la Fundación Manos Misioneras. Nos dedicamos a promover el desarrollo sustentable de las comunidades educativas rurales facilitando el acceso a la educación y promoviendo el fortalecimiento de la sociedad civil en torno al desarrollo productivo y a tratar que los chicos permanezcan y completen sus estudios.

Les escribo para contarles que estamos dando comienzo a la construcción del centro comunitario junto a la escuela rural 337 de Misiones y que estamos necesitando de su colaboración. El centro comunitario contará con una sala de computación conectada en red vía Internet con el resto del mundo.

Para lograr completar la obra necesitamos 40 chapas zincadas acanaladas 5.30 x 1.10 y 160 bolsas de cemento. El valor de cada bolsa es de $25 y cada chapa $180. Si pueden colaborar de alguna forma contáctenme.

Desde ya agradezco su ayuda y la difusión de este e-mail, Marie Dupuy de Lôme. 15.4029.4455 marie@manosmisioneras.org.ar  www.manosmisioneras.blogspot.com 

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

ENTRENAMIENTOS PARA EMPRESAS
Capacite con las mejores - Referencias a su disposición
Julio a Diciembre 2008 - Coordina: Anne Marie Incisa di Camerana

Recepcionistas y
Telefonistas
Mejore la atención al
cliente y la imagen
corporativa en su
empresa. 

Secretarial Skills
 Secretariado
acelerado
en inglés.

Informes e inscripciones Mercedes Boerr mboerr@secretariasenred.com 
Ing. Butty 240, Piso 4 - C1001ABO Buenos Aires - Tel. 4590 2260 y 5353 9439
Consulte por descuentos a empresas clientes y secretarias registradas en sitio.

Cómo planificar un evento
por Event Planner Spain - www.eventplannerspain.com

Sea para 50 participantes o más de 500, la planificación, organización y celebración de un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los más sensatos. Huelga decir que un congreso o reunión mal organizado desacreditará al organizador y, lo que es más grave aún, al patrocinador. Por esta razón, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificación, incluso si es realmente necesario celebrarlo.

¿Por qué organizarlo?

Antes que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma más rápida, fácil y barata de transmitir al público beneficiario tu mensaje de la manera más eficiente y personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener los mismos resultados, como enviar un informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicación. Está claro que no se refiere a actividades en las que es decisivo el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales o de «networking», a los viajes de incentivos, a las actividades dirigidas a fomentar el espíritu de equipo (conocidas internacionalmente como «team building») , o a los eventos organizados por motivos puramente lúdicos.

Planificación y organización

Si has tomado la decisión de seguir adelante, el siguiente paso será plantearte si lo vas organizar tú mismo, sea en solitario o como coordinador de un comité de planificación, o si es mejor contratar una agencia de organización o a un experto.

Si eliges la segunda opción, puede que el experto en cuestión sea una persona con los conocimientos prácticos necesarios, «prestada» por una entidad ajena, o cualquiera de las muchas agencias, empresas y profesionales que trabajan en el sector - organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o exposiciones (OPC), empresas de gestión de destinos (DMC), organizadores de congresos y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, etc. Cualquier cosa que elijas, puede ser satisfactoria siempre que los empleados de la empresa estén familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrás que asumir tú las tareas, lo cual puede llevarte a una falsa ilusión de economía, por los previsibles fallos en los que incurrirás.

Lo que has de tener en cuenta cuando contratas a una persona o entidad ajena, es que no todas las agencias, empresas o profesionales que se publicitan como tal son miembros de una asociación profesional, como, por ejemplo, la AEDMC (Asociación Española de Destination Management Companies), SIMA (Spanish Incentives and Meeting Association), OPC Andalucía, OPC Spain, o UNAV (Unión Nacional de Agencias de Viajes).

Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de selección a aquellos profesionales o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendación serias o que te hayan sido recomendados expresamente. Para evitar sorpresas desagradables, sobre todo cuando organizas el evento en el extranjero, es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable. Con esta finalidad, los «convention bureaus» pueden proporcionarte información útil sobre lugares de celebración y proveedores.

Tanto si confías en tus propios recursos (organización interna) como si prefieres contratar una agencia o a un experto externo, deberás constituir un comité. El perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible que esté acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador esté implicado en el proceso de selección, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o conflictivos. Además, aunque no se debe dejar fuera a ninguna persona importante, es aconsejable limitar el número de integrantes del comité a lo estrictamente necesario.

Una de las primeras decisiones que debe tomar el comité de planificación es si se va a organizar el evento con recursos propios o ajenos, parcial o totalmente, sin olvidar que, según Cotterel, se necesitarán con toda probabilidad 250 horas, o aproximadamente seis semanas de trabajo normales, más dos o tres jornadas de 18 horas justo antes de su celebración, para organizar una conferencia de dos o tres días de duración para 200 personas.

Si eliges la primera opción, debes identificar a los miembros del equipo encargado de la organización (desde una sola persona hasta un grupo de personas, dependiendo del tamaño del evento), incluyendo a los intermediarios, junto con las diferentes fases del proceso de planificación en las que estará implicado cada uno de ellos. En caso de elegir la segunda opción, se suele preparar una petición de presupuesto (en inglés, «Request for Proposal»), que debe incluir tanta información como sea posible, como el público beneficiario, la asistencia prevista, las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible, etc.

Ver más en: http://www.eventplannerspain.com/planificacion.asp 

The Role of a Secretary and Office Professional
Copyright © 2001-2005 - Source: SecretarialSite.com

The secretarial role is interesting, challenging and undergoing many changes...and the changes have made the secretarial profession even more appealing.

The biggest change of all has been to the name, 'Secretary'. Did you know that Secretaries are now becoming more known as 'Office Professionals'?

Of course as the title indicates, a Secretary's role can now be expected to include some managerial duties. This could include supervising other office secretaries or administration staff or even training staff.

So just what role DOES the Secretary and Office Professional play within an organization? Do you possess the qualities to become a secretary or office professional if the role is changing? These are the questions we will give you some guidance with. You also might like to have a look at the following selection which gives you an insight into the role and some training you need right from the start of your career.

You will know exactly what to expect before you take the plunge! If you do not already have the qualities to fulfill the role of a secretary now, we will guide you on how you can acquire them.

Major Role

The major role of a Secretary or Office Professional is to provide assistance to a Manager or Managers.

As the new generation of Managers are doing more and more of their own typing, a Secretary's role can expect to be more of an organizer, supervisor and trainer rather than the bulk of the duties being typing. But of course this can and does differ from company to company.

Tasks of the Secretary

Tasks can include many varied duties - research, typing, producing flyers, filing, dictaphone transcription, screening telephone calls, appointments, liaising with clients (and sometimes this includes handling difficult situations) and other staff members, attending meetings, minute taking, composing letters, making travel bookings, supervising, training staff (including your boss), ordering flowers and gifts, and of course there will be menial tasks included too.

Form a good working relationship with your Boss

To be a competent secretary, you will need to learn how your boss works, what his/her role and objectives are within the company, what correspondence, telephone and personal enquiries he/she would like you to refer to him/her, or whether he/she prefers to take his/her calls at certain times of the day. Knowing these sorts of things will make your job easier too. The idea is to save your Manager time with the daily routine matters and be as helpful as you possibly can. Books are available on this exact subject - forming a working relationship with your boss.

As you learn more about the way your company operates and the role of other company personnel, you will find you will be answering more and more of the routine enquiries and confidently referring enquiries to the correct officer without having to bother anyone else, particularly your boss.

Familiarize yourself with company policies so that you know how to deal with certain issues should the occasion arise in your role as Secretary. For instance should personnel complaints be put in writing, or will your boss deal with them verbally. You need to know these things so you don't waste the time of your boss by putting unnecessary calls through to him/her. You'll be able to deal with them expediently yourself because the policy will give you guidelines on how the company wishes you to handle them.

Also many companies have procedural books and/or staff handbooks. Ask if there is one and read it and re-read it. If one doesn't exist, develop one as you learn the job. Take the initiative. You will find it so handy when you need to train other staff you supervise.

Now you know some of the types of duties you'll be expected to carry out in your role, see how you rate in the desired qualities a secretary should have.

PERSONAL QUALITIES FOR THE ROLE OF A SECRETARY AND OFFICE PROFESSIONAL

If you want to be a successful secretary, you must have personal qualities and skills or have the ability to acquire them.

These are some key qualities :

• helpful

• trustworthy

• reliable

• honest

• confidential

• organizational skills

• immaculate appearance

• good communication skills

• good telephone etiquette

• ability to take instructions and carry them out

• ability to type speedily and accurately

In a nut shell, if you already possess these qualities, you've got the makings of a competent secretary... but if not, check out some of our tutorials and links throughout our website. Everything is here to help you. Nothing is out of reach. 

AVISOS DERIVADOS
Aquí puede figurar el aviso de tu empresa o consultora.
Contáctenos al (54 11) 4590 2260 o 5258 0208 o por e-mail a: mboerr@secretariasenred.com

Secretaria (Ref. SEC) Convocamos secretarias con acreditada experiencia en asistencia administrativa. Con muy buen manejo de idioma ingles y P.C. Valoramos la capacidad de trabajo en equipo, flexibilidad y autonomía.   Puesto efectivo. Lunes a viernes 10:00 a 19:00 hs. Enviar c.v. indicando referencia y remuneración pretendida a: rrhh@kpmg.com.ar  (15/08/08)

AVISOS PROPIOS
Si ya te hemos entrevistado en la consultora, por favor agrega la palabra "Calificada" en el asunto ya que damos prioridad a las personas ya entrevistadas. Gracias)

Secretaria Presidente empresa multinacional, zona Retiro. El perfil es el de una secretaria con dominio de inglés y de PC, experiencia mínima de 5 años en empresa multinacional, excelentes actitudes y relaciones interpersonales. Es un puesto efectivo con un horario de 9 a 18 y excelentes condiciones de contratación. La edad ideal es de 26 a 38 años. Enviar CV indicando sueldo actual o último y "Presidencia" en el asunto a seleccion@secretariasenred.com. Si ya te hemos entrevistado, coloca la palabra "calificada" en el asunto.

Secretaria de Director para empresa petrolera, zona centro. Las tareas incluyen : coordinación de viajes, reserva de pasajes, de hoteles, coordinación de reuniones, manejo de agenda, emisión de notas de pedido en el sistema, asistencia general al área. Solicitamos contar con: muy buen dominio de las herramientas informáticas. Conocimientos de inglés. Buscamos una persona muy dinámica, atenta a las necesidades del sector, proactiva. Hasta 32 años, aprox. El puesto es efectivo, el horario es de 9 a 18 y la remuneración está en el rango de $ 2500 más beneficios. Enviar CV indicando sueldo actual o último y "Secretaria de Director" en el asunto a seleccion@secretariasenred.com. Si ya te hemos entrevistado en la consultora, agrega "calificada" en el asunto.

Recepcionista inglés/castellano para empresa petrolera, zona centro. Las tareas incluyen: manejo de conmutador, nociones básicas de tareas administrativas, EXCELENTE atención telefónica y personalizada, muy buena dicción y muy buen carácter. Se requiere un nivel suficiente de inglés como para atender llamados y visitantes, pasar mensajes, etc. (First Certificate o similar). La edad debería estar entre 20 y 26 años. Es un puesto efectivo con un horario de 9 a 18 y un sueldo aproximado de $ 2100 brutos más beneficios. Enviar CV indicando sueldo actual o último y "Recepcionista" en el asunto a seleccion@secretariasenred.com. Si ya te hemos entrevistado en la consultora, agrega "calificada" en el asunto.

Secretaria part-time de 9 a 14 para estudio jurídico en Capital para cubrir una licencia de maternidad de 3 meses. Se requiere muy buen manejo de PC y algo de experiencia para realizar tareas de secretaria (teléfono, agenda, archivos, correos, etc.). Horario 9 a 14 hs sueldo ofrecido $ 1200 brutos mensual. Enviar CV indicando "mañana" en el asunto a mboerr@secretariasenred.com. Si ya te hemos entrevistado, coloca "calificada" en el asunto.

Secretaria Senior, para empresa constructora, zona Retiro. Asistirá a la gerencia de concesiones viales. Se requiere muy buena presencia y trato, conocimiento de herramientas informáticas, no es necesario conocimiento de ingles, pero si lo tiene mejor, buen manejo de las relaciones personales, pro-actividad, experiencia en puestos similares. Edad ideal entre 28 y 35 años. Horario 9 a 18. Sueldo $ 2650 brutos. Enviar CV indicando "Constructora" en el asunto a seleccion@secretariasenred.com. Si ya te hemos entrevistado, indicar "Calificada" en el asunto.

Asistente de Directorio inglés/portugués para empresa en Carlos Casares, Pcia. de Buenos Aires (a 300 Kms de la ciudad de Buenos Aires) Se requiere muy buen inglés y portugués, manejo de PC, experiencia mínima de 3 a 4 años en la función. Las tareas incluyen manejo de agenda, organización de reuniones, logística de viajes, tareas contables: bancos, caja chica, armado de asientos contables, etc. Se valoran los conocimientos de ceremonial y protocolo ya que la función requiere la organización de diversos tipos de eventos, atención de visitas extranjeras, etc. Es requisito excluyente radicarse en Carlos Casares y el ideal sería que cerca de la zona. La edad ideal es de 26 a 35 años. El puesto es efectivo y el sueldo es interesante para la función. Los gastos de alojamiento corren por cuenta de la secretaria y la empresa facilita un lugar temporario durante el tiempo de la búsqueda de una vivienda definitiva. Enviar CV indicando sueldo actual o último y "Carlos Casares" en el asunto a secresenred@gmail.com. Si ya te hemos calificado en la consultora, agrega “calificada” en el asunto.

Secretaria Gerente de Ventas para productora de TV. El perfil es el de una secretaria joven (26 a 32 años), con buen nivel de inglés, dos o tres años de experiencia, muy buen nivel socio cultural, proactiva, con buen manejo de la función secretarial y manejo de PC. Las tareas incluyen agenda, teléfono, organización de viajes, manejo de asuntos personales, organización de eventos, etc. Deberá ser una persona que sepa anticiparse a los temas y que le guste el trabajo en equipo ya que colabora con otros departamentos en algunos temas. Es para asistir a una gerente muy activa y que necesita buen soporte secretarial ya que viaja mucho y delega todos sus temas en la secretaria. Hay muy buen ambiente de trabajo. Es un puesto efectivo con un horario de 9 a 18 y un sueldo de 3000 a 3200 brutos mas beneficios.. El lugar de trabajo es Belgrano. Enviar CV indicando "TV" en el asunto a seleccion@secretariasenred.com (ya hemos presentado buenas candidatas, pero desean ver una nueva terna dentro del perfil mencionado)

 Si aún no te hemos entrevistado y tienes muy buena presencia

y un nivel de inglés avanzado (Proficiency o FCE), ingresa tus datos en este sitio

Somos especialistas en la selección y capacitación de secretarias in-company.