Los resultados de las buenas relaciones humanas en una empresa se reflejan en la productividad de su esfuerzo laboral. A su vez, las buenas relaciones humanas se basan en gran medida en la práctica de procesos básicos de urbanidad: consideración, respeto, dignidad y sensibilidad. A continuación, algunos puntos que pueden contribuir a un ambiente sano, de colaboración y con mejor desempeño en el lugar de trabajo:

Secretarias/Asistentes Ejecutivas. La palabra secretaria se deriva del latín "secretarias" que significa "alguien a quien se confían secretos". Como su definición indica, la persona que ha aceptado el puesto de secretaria, y en este caso hablo además de las asistentes ejecutivas, por estar ambos puestos tan cercanos a sus jefes, también han aceptado un contrato moral de discreción y lealtad.

Las secretarias y asistentes ejecutivas son la espina dorsal de la oficina. Muestra trágica de ello es el día en que alguna falta; nada parece funcionar, los jefes se sienten perdidos, en fin, creo que pocos se dan cuenta cabal de el trabajo tan importante que realizan estas personas. Este delicado puesto sirve, además, a muchos para acceder a ascender en la escalera empresarial.

En cuanto imagen y conducta, las secretarias y asistentes ejecutivas son el modelo que establece las pautas para los demás empleados, contribuyendo así a la imagen positiva de la empresa.

Si usted es secretaria o asistente:

Adiéstrese para funcionar con calma y razonamiento bajo cualquier cirncustancia por complidada que sea. Los problemas se resuelven mejor sin exaltación (vea la secciòn sobre el balance emocional).

Sepa cuando hablar y cuando callar. Sea buena oyente. De nuevo, practique la discresiòn.

Tenga buen tacto al hablar con las personas, sobre todo por telèfono. La voz proyecta su personalidad y la imagen de su empresa.

Proteja a su superior de visitas y llamadas inoportunas, pero no lo aisle al extremo de hacerlo inaccesible.

Sepa como y cuando excusar a su superior si va a llegar tarde a una cita.

Recuerde a su superior con anticipación fechas y acontecimientos importantes. En esto depende mucho de usted.

Haga lo posible por mantener silencio en las oficinas, esto contribuye al ambiente de eficiencia y tranquilidad.

Conteste el teléfono antes del tercer timbre. Así comunica eficiencia y consideración por el valioso tiempo del que llama.

Vista con decoro y buen gusto. La ropa debe ser sencilla pero de buen corte, de colores discretos y diseño profesional.

Procure asistir a actividades de mejoramiento profesional tales como seminarios, cursos de educación continuada, etc.

Recepcionistas

La recepcionista es la persona encargada de atender al publico en la Recepcion de una compañía. Es la primera imagen visual que el cliente recibe. Por lo tanto, debe ser una persona de buena presencia, adecuadamente vestida, discretamente peinada y maquillada con sencillez. Su voz será agradable y clara, con buena pronunciación, tendrá buenos modales y una personalidad atractiva. Su escritorio estará siempre ordenado.

Da muy mala impresión llegar a una recepción y ver al responsable de esa área desplomada en su silla charlando por teléfono - obviamente en una llamada personal - o leyendo un periódico, con el escritorio desordenado y el cenicero lleno de colillas. Como recepcionista usted:

Reciba a las visitas con una sonrisa y con evidente placer de que estén allí.

Ayude al visitante en su gestión con amabilidad, pero no de información superflua así por ejemplo, si la persona a quien buscan ha salido al baño, diga que "ha salido un momento de su oficina", no diga "está en el baño, viene ahora mismo".

Al informar la llegada del visitante por teléfono, hable con voz clara y agradable.

Indique el camino al visitante de un modo sencillo para asegurarse de que le entienda.

No reciba ni haga llamadas personales durante horas de trabajo. En caso de necesidad, hágalas lo mas breves posible.

No fume, no coma ni beba en su área de trabajo.

Si está en el teléfono cuando llegue un visitante, termine la llamada enseguida si es posible. Si no, haga un gesto de saludo e indique al visitante que se siente. Termine su llamada lo antes posible para atender al visitante.

Si anuncia la presencia del visitante y se tardan más de 10 minutos en hacerle pasar, tome la iniciativa y vuelva a llamar a la persona indicada. Informe al visitante la razón de la demora y ofrézcale alguna revista o periódico.

Trate a todos de usted, señor, señora y sus apellidos para enfatizar el ambiente de respeto y dignidad.

Si recibe una llamada mientras hay un visitante esperando, no le dé la espalda mientras habla.

Trate a todos, visitantes ejecutivos y otros empleados, con el mismo respeto y cortesía.

Conozca a los ejecutivos de alta jerarquía, sus títulos y sus responsabilidades para poder actuar inteligentemente al hablar con ellos y para poder dar información correcta a los clientes y amigos.

Esmérese en el cuidado de su área de Recepcion. Tenga todo lo necesario: teléfono para el visitante, paragüero o sombrillero, revistas e información sobre la empresa o sobre los productos que venda.