El buen manejo de agenda es una habilidad muy valorada. Es un elemento clave en la organización y la productividad de su oficina. Hay muchos aspectos del buen manejo de agenda que todas las asistentes administrativas deberían conocer.Además, de la agenda,
la secretaria exitosa se basa  en su conocimiento de los entretelones de su puesto para marcar las reuniones de su jefe.

Imagíne que su jefe regresa de un viaje de negocios de cinco días. Seguramente necesitará para ponerse al día con sus asuntos en la oficina y será su asistente la que tendrá esto en cuenta al programar sus citas. Probablemente, dejará libre ese día en la agenda de su jefe para que pueda ponerse al día con sus asuntos.

Recuerde que no todos los espacios en blanco de la agenda de su jefe, significan que está libre para una reunión. Hay que comprender la importancia de esta distinción ya que, de lo contrario, la secretaria encarará el tema de la agenda como una tarea de administración de tiempo y pierde una buena oportunidad para destacarse.

Cuando su jefe tiene una reunión que sabes será complicada, conviene protegerlo de llamados y visitas que lo distraigan de los temas importantes a ser tratados. De esta manera, el jefe será más productivo y la secretaría será directamente responsable de ese resultado.

Lo más importante
Los equipos ideales de jefe/secretaria o asistente/gerente son aquellos en los que la asistente es responsable, junto con su gerente, de coordinar las citas. Cuando esto sucede, seguramente estará utilizando una agenda o un calendario que han acordado mutuamente.  En el supuesto de que tanto el jefe como la secretaria anoten en la agenda por separado, cada uno debe tener su propia agenda.  Además, tal vez estén utilizando agendas diferentes, tales como agendas de bolsillo, calendarios de escritorio, tacos calendario, de pared, etc.  Con todas estas agendas circulando ¿qué puede  hacer la secretaria para no olvidar las citas y mantenerlas a todas actualizadas?   No se necesita ser un genio para darse cuenta de que es indispensable que la secretaria y el jefe o jefes miren siempre la misma información.

Coordinando las agendas
Cuando hay más de una agenda en uso, toma la iniciativa.  Debes verlas regularmente con tu jefe.

Frecuencia	Objetivo
Todas las mañanas	Conversa con tu jefe sobre los asuntos del día.  Realiza los cambios necesarios (agregar, eliminar, etc.). Contacta a las personas afectadas por los cambios realizados en la agenda.
Semanalmente	Repasa con tu jefe los eventos de las próximas semanas. Esto permitirá tanto a la secretaria como al jefe tiempo para conversar sobre el tema y realizar los cambios necesarios sin dejarlo para último momento.
Mensualmente	Compara los próximos tres meses de tu agenda con tu jefe.  Esto les dará tiempo suficiente para discutir, coordinar y preparar los eventos futuros.  Sugiere dejar en blanco algunas horas de esos días, semanas o meses para que tu jefe o jefes tengan tiempo de preparación.  La coordinación de las agendas permite a la secretaria conocer los eventos futuros y estar enterada de lo que está por suceder en la empresa.

Ocasionalmente, conversa con tu jefe sobre el avance de los temas para poder identificar los ajustes a realizar para aumentar la productividad y reducir el estrés.

Sin duda, puedes agregar a los siguientes recordatorios.  Por favor, no dejes de hacerlo:

• Adelántese a las necesidades del jefe. Esto reduce los apuros de último momento y la posibilidad contar con todos los elementos y materiales necesarios para la reunión en el debido momento.
• Prepárese para las urgencias críticas.  ¿Habrá demandas extraordinarias debido a cambios de las estaciones u otros sucesos predecibles por los que se tendrán que hacer arreglos excepcionales?  ¿Se necesitará contratar personal eventual?  ¿Necesitarás ayuda de tus colegas?  Podría ser tan básico como pedir a un colega que atienda las llamadas entrantes.  Puedes devolver el favor cuando él/ella tenga un apuro (es mejor prevenir que curar)
• Si llegan correos a último momento y la reunión ya ha comenzado, no dejes de hacérselo saber a tu jefe.

Después de la reunión

La reunión consta de tres partes: la pre-reunión, la reunión y la post-reunión. Esta última es la que muchas veces se deja de lado.  Alguien debe hacer el seguimiento de los temas acordados en la reunión.  Puedes ayudar, preguntándole a tu jefe cuando él o ella regresan de la reunión.  “¿Necesita algo para cumplir alguno de los temas acordados en la reunión?” También puedes preguntarle si hay plazos estipulados y qué debes detectar en los correos entrantes.

ALGUNAS IDEAS PARA EL MANEJO DE LA AGENDA

• Conocer las preferencias de manejo de agenda del o los jefes
• Dejar en blanco algunos espacios entre las citas anotadas para que su jefe pueda devolver los llamados y atender algunos temas urgentes.
• Evitar anotar reuniones justo después del almuerzo
• Evitar anotar citas los lunes a primer hora y los viernes a última hora
• Calcular los tiempos de viaje cuando las reuniones se realicen fuera de la oficina
• Dejar en blanco algunos horarios por la mañana para que el jefe se organice
• Dejar en blanco los horarios del fin de día para que el jefe pueda terminar sus asuntos y prepararse para el día siguiente

MIREMOS AL ESPEJO

Antes:  No existía la tecnología. Se anotaban las citas en agendas de papel

Ahora:  Los jefes y las secretarias conocen la tecnología y muchos utilizan la Blackberry, la Palm u otras herramientas electrónicas.   La asistente exitosa debe coordinar todas las citas para que se cumplan, para que no se vea afectada la productividad y para evitar papelones.  (ej. “Lo lamento, no puedo reunirme con usted el martes porque se superpuso otra cita”.)  La asistente exitosa cuenta con acceso electrónico a múltiples agendas tanto de su jefe como de otros y puede, por ejemplo, decidir quién está disponible para asistir a cierta reunión.  Realiza más análisis de información que su antecesora.   Utiliza su cerebro para ver el escenario completo.  “¿Qué significaría esto para mi jefe? ¿Tendrá tiempo para contestar los llamados?  ¿Qué tiene en su agenda de aquí a dos o tres semanas?   ¿Agendaré otra reunión para mi jefe después de dos reuniones complicadas?, ¿Qué será lo mejor para mi jefe?