Hola, todas!  

Han pasado diez días desde el último newsletter y no se ha remontado demasiado la actividad, por lo menos en Buenos Aires. No hay búsquedas nuevas para publicar y esperemos que la situación se revierta próximamente.  En tiempos de crisis, nos gusta ayudar a nuestras lectoras en su búsqueda de trabajo y más abajo nombramos los sitios que ofrecen también trabajo para secretarias y recepcionistas. 

Estuve hablando hoy con una ex-secretaria que comentó lo frustrante que le pareció la tarea de asistencia durante la época en que ella trabajó en distintas empresas.  Si bien las cosas han cambiado considerablemente desde que ella fue secretaria y las asistentes tienen muchas más posibilidades de desarrollo, pienso que la frustración de la que ella habla está más relacionada al rol de la mujer en la empresa que al de las secretarias en especial. No son solamente las secretarias las que chocan con un techo de cristal, sino también las mujeres ejecutivas.  Basta referirse a las encuestas para ver las dificultades que tienen las mujeres para acceder a puestos directivos en las empresas. En un artículo publicado recientemente en IECO (ver aquí) se menciona que si bien en América Latina, la participación de las mujeres en el mercado de trabajo se elevó del 29% en 1980 al 40% en 2004; y en la Argentina llega actualmente a casi el 50%, un número ínfimo se encuentra en puestos directivos.  El otro día, en la televisión, un arquitecto mostraba un ladrillo y decía: "hasta un ladrillo desea desarrollarse" y apuntaba a los edificios impresionantes construidos con ladrillos.  Me hizo pensar que, en realidad, todo ser humano desea crecer y que esa tal vez es la frustración que tienen muchas mujeres en sus trabajos ya que se ven coartadas en sus ansias de desarrollo. Soluciones rápidas no hay. Solamente nos queda seguir  mejorando nuestras capacidades y dando lo mejor de cada una para desarrollarnos o para que lo hagan nuestras hijas.

Aprovechando el momento de tranquilidad, estamos realizando algunos gestos solidarios, que siempre vienen bien. Nos reunimos el 15 de abril en el Café Victoria con la gente de  Mujeres 2000 que está en plena campaña de difusión para llegar con microcréditos a más mujeres de barrios carenciados que reciben un préstamo máximo de $ 600 para comenzar o fortalecer sus propios emprendimientos. Connie, mi hija, y Federico Fontecha, su marido, fueron los fundadores de esta organización y recién ahora, después de seis años de su muerte en un accidente de ómnibus,  he podido involucrarme con este proyecto, que me trae muy buenos recuerdos y deseo apoyar. Lo nuestro es la difusión y llegar a posibles interesadas con información o sea que las invito a acompañarnos o a ver en el sitio de Mujeres 2000 de qué se trata. Más datos sobre esta reunión abierta para todas aquí.

También estamos buscando auspiciantes para el torneo de golf de Solidaridad en Red  en su sexta versión que se llevará a cabo el 19 de mayo en el Olivos Golf Club.  Si ustedes desean colaborar con los 2500 chicos a los que ayudamos, les pediría que pasen este link a la  persona que se encarga de donaciones en sus empresas, para ver si nos dan una mano. Muchas gracias!  Si desean más información, no dejen de comunicarse conmigo al 4590 2260.

El VI Congreso Global para Asistentes Profesionales se llevará a cabo el 10 y 11 de junio en el Hotel Meliá Buenos Aires, ubicado estratégicamente en un lugar céntrico de Buenos Aires.  Nos gustaría que las secretarias del interior y del exterior, que reciben regularmente nuestras novedades, tengan oportunidad de asistir. Ya estamos en contacto con Chile y con Uruguay y espero que las secretarias de otros países de Latinoamérica, se animen a venir. Buenos Aires es una ciudad acogedora, los precios son accesibles y ,entre nuestros vecinos, los paseos de compra están a la orden del día. Como buena porteña que soy, también les puedo decir que es una ciudad lindísima, la gente es muy amigable y hay muchísimas actividades gratuitas, festivales, museos, teatro, etc. para hacer y ver. Espero que se hagan un momento en sus vidas ajetreadas para venir a capacitarse y aprovechar todo lo que les ofrece Buenos Aires.

El contenido de este congreso, es excepcional ya que contamos con oradores de primer nivel y temas de interés para todas que apuntan  a mejorar el desempeño y la comunicación de las asistentes en la empresa tanto con sus jefes como con los otros miembros del equipo y, por supuesto, todo lo que que aprendemos aquí será igualmente útil para nuestra vida diaria. Me parece que la charla de Vicky Miles y Sandra López Lauro sobre la asistencia virtual, será especialmente interesante para todas.  También tendremos la oportunidad de escuchar a Lalo Huber, un capacitador de primera línea que seguramente impresionará.  Silvia Vales, la consultora que me acompañó a Méjico el año pasado hablará sobre el manejo de las emociones en la oficina y Carolina Aubele nos contará los secretos para ser femeninas en nuestro lugar de trabajo.   Para ver el programa completo, hacer click aquí. Esta semana enviaremos la información a la gente de Recursos Humanos y a los jefes, esperamos que lo vean como una oportunidad para motivar y capacitar a todas sus secretarias. ¡Convenzan a sus jefes y nos vemos en el congreso! Hemos reservado un cupo para las secretarias de nuestra web social a un valor muy especial y las primeras que se anoten tendrán preferencia.   Si desean que enviemos el programa a sus jefes  o a la persona de Recursos Humanos de su empresa, envíen su mail y teléfono a congreso2009@secretariasenred.com y se lo haremos llegar.

Espero que tengan una buena semana, y me despido hasta el próximo newsletter.

Cordialmente,


Connie Eastman
Titular de Secretariasenred.com
Consultora de Recursos Humanos
Asociadas al


 

Nota: Si deseas publicar un aviso sin cargo en nuestro sitio y eres traductora, secretaria virtual, profesora de idiomas, psicóloga o emprendedora envía un mail con el aviso a publicar (máximo 10 renglones) a mboerr@secretariasenred.com indicando "aviso" en el asunto y te comentaremos nuestra manera de hacer un canje por publicidad que nos beneficiará a las dos.

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COACHING LABORAL PARA SECRETARIAS Y ASISTENTES EJECUTIVAS de Silvia Vales (basado en el modelo de Outplacement)

   
     NORMAS DE NEGOCIOS EN DISTINTOS PAÍSES



En cada país hay normas diferentes parahacer negocios y es bueno conocerlas:
Alemania
Los negocios en Alemania se realizan de forma muy metódica, ordenada y estructurada, teniendo en cuenta que los planes se realizan a largo plazo. Al tratar con una empresa alemana, debemos recordar que siguen escrupulosamente el horario establecido y los términos del contrato, por lo tanto, no debemos ser impuntuales, respetemos las fechas de entrega y cumplamos con lo acordado.
Existe un gran respeto en las jerarquías dentro de la empresa y consideran una ofensa la intervención de un extranjero en asuntos internos de la misma. Nunca perdamos los nervios en reuniones de negocios, ya que lo consideran un signo de debilidad.
Tanto socialmente como en su vida privada y profesional, son notablemente corteses, ordenados y tradicionales. En las reuniones formales no utilizan el nombre de pila, lo correcto es utilizar "Herr" (señor) o "Frau" (señora) seguido del apellido, y procuremos no tutear.  La vestimenta es semiformal, siendo importante resaltar que tienden a mantener la chaqueta puesta durante todo el día.

Bélgica
Se divide en dos zonas muy diferenciadas Flandes y Valonia. En Flandes hablan flamenco y en Valonia francés. Son dos regiones con costumbres muy diferentes, unos se consideran flamencos y los otros valones, anteponiendo este sentimiento a considerarse belgas. Debemos tener muy en cuenta si tratamos con valones o flamencos, ya que existe una gran rivalidad entre ellos.
Diferenciaremos una empresa valona de una flamenca, por las iniciales que siguen al nombre de la compañía, en el caso de la flamenca es NA o BVBA y si se trata de una empresa valona, las iniciales serán SA o bien SPRL.
Los belgas ya sean valones o flamencos, no sienten una excesiva preocupación por las jerarquías dentro de la empresa, dándole poca importancia al rango y la posición. Tanto en la política como en los negocios, consideran muy importante la negociación y el compromiso.
Tengamos en cuenta, que tanto valones como flamencos son muy formales. Utilizan siempre el tratamiento de "Mejner" (hombre) o "Mevrouw" (mujer) seguido del nombre de pila en Flandes y "Monsieur" (hombre) o "Madame" (mujer ) en Valonia.

Francia
En Francia existe una gran diferenciación entre cada rango jerárquico de la empresa. Las decisiones en los negocios se toman desde la dirección y no son grandes defensores del trabajo en equipo.
Las relaciones con los franceses siempre implican una gran formalidad. Se saludan estrechando la mano y consideran una gran descortesía que olvidemos el nombre y cargo de nuestro interlocutor. No olvidemos esperar a ser presentados.
Utilicemos siempre el "vous" (usted) y dirijámonos a ellos como "Monsieur" (señor) o "Madame" (señora) seguido del apellido, pero hagámoslo sobre todo ante terceras personas.
Para mantener una reunión con un grupo francés, debemos asistir a ella muy preparados, puesto que ellos así lo harán.
Incluso a la hora de vestir son muy formales, siempre trajes chaqueta, también para las señoras puesto que para ellos es mejor pecar por exceso que por defecto.

Italia
Los italianos no se preocupan en exceso a la hora de hacer negocios. Suelen improvisar durante las reuniones.
No son tan formales como en Alemania o Francia y tienden a confiar en la palabra. Muchos tratos se cierran sin ser plasmados sobre el papel.
La impuntualidad también es una falta grave para ellos, aunque suelen perdonarla si pedimos una disculpa sincera y con encanto.
Son familiares y hospitalarios y se sienten muy orgullosos de su cultura, aunque también respetan mucho la de los demás países.
Debemos saludar formalmente, utilizando el "signore" (señor) o "signora" (señora) y a continuación el apellido. En este país es mejor demostrar mucho respeto a no hacerlo.

Gran Bretaña
Al tratar con el Reino Unido debemos saber que en este país existen pocas leyes escritas, es por esto que respetan con gran rigor las costumbres y tradiciones.
Al igual que sucede en la mayoría de países, diríjase siempre a su interlocutor por los tratamientos de "Mister" (señor) o "Madam" (señora) seguido del apellido y sobre todo no olvidemos hablar de usted, lo cual resulta muy sencillo ya que YOU se utiliza tanto para la segunda persona del singular como del plural.
La relación profesional con un inglés ha de ser siempre muy formal y manteniendo el mínimo contacto físico.
Podemos describir a los ingleses como personas muy tradicionales y con un gran respeto por las normas de cortesía. La costumbre más importante es la de guardar cola en todos los lugares públicos, estando muy mal visto tratar de saltar el turno.

Estados Unidos
Un detalle muy importante a recordar cuando viajemos a Estados Unidos, es su gran extensión, lo que conlleva un gran número de estados y de habitantes con diferentes culturas, religiones y procedencias.
A la hora de llevar a cabo una reunión en Estados Unidos, tengamos en cuenta que son personas que asisten muy preparadas, hagamos nosotros lo mismo. En Estados Unidos es muy fácil ponerse al día con todo tipo de información, ya que está al alcance de todos.
Para ellos el tiempo es dinero y por lo tanto no lo perderán. Preparemos bien todas aquellas ideas que queramos exponer, las preguntas a realizar y procuremos estar informados sobre la empresa con la que vamos a tratar y sobre el producto que nos interesa.
Asisten a las reuniones con sus asesores legales y estos intervienen siempre en las decisiones, por lo tanto también nosotros podemos ir acompañados de nuestros abogados, esto es debido a que a la hora de realizar el contrato, este deberá especificar hasta el más mínimo detalle.
Aunque lleguemos a un acuerdo verbal con ellos, debemos confirmárselo por escrito, ya sea a través de correo o fax.
Es importante que realicemos una buena presentación de nuestra empresa, producto o servicio. Para ellos la primera impresión es la que cuenta, es por esto que son muy perfeccionistas y exigentes a la hora de confeccionar folletos, catálogos, muestras y todo aquel material que sirva como imagen y presentación de su empresa o producto.
Cuando tenemos que mantener contacto telefónico o por correspondencia con Estados Unidos, debemos tener en cuenta algunas diferencias con respecto a Europa:
- Utilizan papel de 28x21cm. y tarjetas de 9x5cm.
- Las tarjetas deben incluir nombre y apellidos, nunca sólo el apellido.
- Escribir en inglés americano.
- Presupuestar en dólares.
- Fechar al estilo norteamericano. Para ellos el 10/9/97 es el 9 de Octubre de 1997. Escriben mes/día/año.
- Para mantener una conversación telefónica tengamos en cuenta la diferencia horaria.

Japón
El pueblo japonés es tradicional y reservado. Es importante que intentemos comprender su cultura para acercarnos a ellos sin cometer excesos.
Para conseguir unas buenas relaciones profesionales con un japonés, comenzaremos por entablar una buena relación personal, ya que ellos no diferencian entre las buenas maneras en los negocios y en la sociedad. Para un japonés es muy importante la amistad, valoran mucho a aquellos amigos que hacen durante su vida profesional. Esto es debido a que para ellos los negocios se hacen entre amigos y no entre enemigos.
Toman sus decisiones de forma colectiva, es por ello que si hemos de mantener una reunión con japoneses, es aconsejable consultar a la mayoría de nuestros interlocutores con el fin de conocer la opinión del colectivo.
Para un japonés nunca podrá llevarse una negociación a buen término durante un almuerzo y menos si se toma alcohol. Por tanto en un almuerzo con japoneses limitaremos el alcohol a un brindis.
En una reunión formal en Japón, los anfitriones se colocan agrupados a un lado de la mesa y la delegación visitante al otro. En caso de que la reunión sea muy formal cada representante de la empresa anfitriona y cada miembro de la delegación visitante se coloca en una mesa individual y en el centro de la sala se sitúa el anfitrión principal para dar la bienvenida a cada uno de los asistentes.
Cuando mantengamos una primera reunión con un japonés ha de ser muy formal, posteriormente pasaremos a reuniones formales. En ambos tipos de reuniones el lugar de honor es el más alejado a la entrada.
Al iniciar una reunión intercambiaremos nuestras tarjetas de visita con los demás participantes, para así conocer los nombres y cargos de nuestros interlocutores. A ser posible esta tarjeta ha de estar escrita en nuestro idioma y en japonés correcto. Siempre que un japonés nos ofrezca una tarjeta suya, intercambiémosla con una nuestra.
Actualmente, los japoneses más jóvenes no adoptan la postura de sentarse sobre los talones, pero todavía hay personas que sí lo hacen, es por ello que en estas culturas tan distintas a la nuestra es donde más debemos hacer servir nuestro sabio refrán del "donde fueres haz lo que vieres". Dejemos que sean nuestros anfitriones quienes nos indiquen si debemos sentarnos sobre los talones y donde tenemos que descalzarnos.
Tengamos en cuenta que para ellos sigue siendo norma de buena educación cruzar las piernas al sentarse. En nuestros tiempos los japoneses saludan con un apretón de manos a los occidentales, aunque también mantienen su tradicional reverencia como saludo en determinadas ocasiones.
Procuremos aceptar sus invitaciones, puesto que de no hacerlo así pueden considerarlo una ofensa.
Si queremos invitar a un representante japonés, lo haremos con alguien que tenga nuestro mismo cargo, nunca invitaremos a un superior.
Las señoras japonesas no estarán presentes en comidas y recepciones, pero atenderán correctamente a las esposas de sus invitados extranjeros.
Los japoneses acostumbran a hacer un regalo a aquellos colegas que visitan su país. Se trata de un regalo simbólico que representa a su país o a su empresa. El envoltorio es muy importante para ellos, ha de estar muy bien presentado. Y la entrega del mismo será muy formal. No desenvolvamos los regalos cuando nos los entreguen, debemos llevárnoslos envueltos a casa, a no ser que la persona que nos obsequia nos indique lo contrario. También es costumbre en Japón, que tras las negociaciones y antes de partir hagamos un regalo al presidente de la empresa que hemos visitado, aún cuando no lo conocemos.
Es muy importante para ellos que seamos absolutamente sinceros al mencionar nuestro cargo y que no intentemos aparentar aquello que no somos.

El Mundo Árabe
Al tratar con musulmanes tengamos siempre muy presente su religión. Son llamados cinco veces al día y durante media hora a plegaria, en este tiempo todo queda paralizado, oficinas, tiendas, etc.
Puesto que los horarios de estas plegarias varía, es aconsejable que nos informemos una vez estemos en el país, para no interrumpir ni acudir en mal momento.
Una festividad que debemos conocer es el ramadán, que consiste en no comer, ni beber, ni fumar desde que sale hasta que se pone el sol. Esta fiesta se lleva a cabo durante el noveno mes musulmán. Para ellos el viernes es el día santo y por lo tanto no se llevan a cabo negociaciones.
Recordemos que el Corán establece el tipo de alimentos que pueden y no pueden tomar. No se les permite comer carne de animales que hayan muerto de forma natural, sin ser sacrificados para proporcionarles alimento. Así mismo no pueden tomar alcohol, ni licores fermentados, ni sangre, ni cerdo, ni ningún derivado de los alimentos que hemos mencionado. Por tanto es aconsejable no degustar ninguno de los alimentos prohibidos para ellos, incluido el alcohol, en su presencia ya que se considera una falta de respeto.
Son hospitalarios y amistosos y lo demuestran a través de un contacto físico más intenso del que estamos acostumbrados en occidente. Suelen tocar más al hombre de lo que lo hacemos nosotros, pero recordad, nunca se ha de tocar a una mujer musulmana.
Saludan estrechando la mano de la misma manera que lo hacemos nosotros. Si el contacto es prolongado podemos estar satisfechos, puesto que significa que hemos causado una buena impresión en ellos.
A la hora de hacer negocios son impuntuales, pero debemos esperar sin mostrar nuestro enfado. Las reuniones tienden a ser relajadas y amistosas. En ellas se sirve café y cada uno de los participantes ha de tomar dos tazas (es obligatorio repetir, si solo se toma una taza se considera una descortesía y si se toman más de dos es señal de gula), cuando queremos pedir nuestra segunda taza, es suficiente con que levantemos ésta y seremos servidos de nuevo. Al finalizar, tapemos la taza con la mano y movámosla en círculo, con lo que estaremos indicando al sirviente que hemos terminado y este nos retirará la taza.
A sus reuniones de negocios suelen invitar a personas que nada tienen que ver con el tema, pero no nos extrañemos y actuemos con naturalidad.
Al tratar con un árabe debemos preguntarle por él y su familia, pero nunca preguntaremos directamente por su esposa.
En los almuerzos árabes, no se habla, estos se desarrollan normalmente en silencio, para mostrar el interés en degustar los manjares que se nos sirven. Es costumbre que sea el invitado quien indique al anfitrión que está preparado para irse, puesto que la hospitalidad y cortesía árabe no permite que sea el anfitrión quién decida cuando han de retirarse los invitados. Una mujer musulmana no se sentará a la mesa con nosotros.
Los regalos a un árabe son un tema delicado, si nosotros les hacemos un regalo, ellos se sentirán obligados a hacernos otro de igual o mayor valor. Además consideran que haciendo un regalo a una persona, conseguimos una actitud ventajosa de ésta.
La vestimenta que debemos llevar ha de ser traje, corbata y camisa para el caballero y traje largo con manga larga para la señora.

IMPORTANTE: Las normas que hemos explicado anteriormente son reglas generales del comportamiento de los habitantes de algunos países. Les aconsejamos llamen a la Embajada o Consulado en nuestro país y se informen ampliamente de los usos y costumbres de la nación a la que visitarán.