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Hola,
todas!
Espero que el fin de
semana largo las haya remozado y que hayan
aprovechado al máximo el día del trabajador.
Acabo de llegar del congreso de Puno, Perú y les
traje algunas fotos del encuentro y del broche de
oro del congreso, que fue el paseo a la isla de los
Uros y a la Isla Taquile. Lo que más me gustó
fue la simpatía de las asistentes que, si bien en su
gran mayoría trabajaban como empleadas de atención
al público o administrativas en entes estatales o
universidades, siguieron con interés las charlas
sobre las competencias secretariales y las
posibilidades de asistencia virtual.
Lamentablemente, Alejandra Stamateas, una de las
oradoras invitadas, no pudo asistir, pero la vimos
en teleconferencia. Una de las secretarias me
había preguntado qué hacer con uno de los jefes.
El problema era que venía mucha gente a ver a su
jefe y ella los organizaba en orden para que él los
atendiese a su llegada. Cuando llegaba el
jefe, la gente se le acercaba directamente y él
hacía pasar sin ningún orden preestablecido a las
personas y la asistente, como se dice en buen
criollo, quedaba "pagando". Ella se sentía
avergonzada por la conducta del jefe y quería saber
cómo manejar este tema. Cuando me hizo a mí
esta pregunta, yo le sugerí que cambie de jefe ya
que él no iba a cambiar porque ella lo desease
Fue más inteligente la respuesta de Alejandra
Stamateas, que respondió que, en realidad, la
secretaria debía preguntarle al jefe cómo deseaba
que ella organizase la recepción de la gente ya que
es la secretaria la que debe adaptarse a la manera
de trabajar del jefe y no al revés. A
veces, somos poco flexibles e insistimos en hacer
las cosas a nuestra manera, sin pensar que, tal vez,
la otra persona tiene una manera diferente de lograr
los resultados y que es justamente el rol de una
secretaria adaptarse a su jefe y no al revés... A
ustedes ¿qué les parece? Aquí les paso unas
fotos del evento. En esta foto, las
secretarias de Puno y alrededores, aprovechando el
paseo que hicimos al Lago Titicaca.
Congreso de Secretarias abril 2012 - Isla Taquile,
Puno, Perú
Por otra parte, también
conocí en el congreso a Juan Arapovic, uno de los
oradores, que se autotitula como "un hombre feliz".
Me impresionó su presentación ya que comenzó
diciendo que él había nacido en el año 1945 en un
campo de refugiados en el norte de Italia.
"Para las que no lo saben, un campo de refugiados",
dijo Juan, "es un lugar muy grande lleno de camas y
en una de esas camas nací yo". Contó que su
madre recién casada y embarazada se escapó de
Croacia a la llegada de los rusos y que su padre se
quedó y murió defendiendo su país. A los pocos
años, la mamá se casó con otro croata y él consiguió
trabajo en Perú y esa era la razón por la que él
estaba ahí. Juan fue muy exitoso como
investigador de mercado, tuvo su propia empresa y
recién tuvo un quiebre cuando la mujer lo dejó
después de muchos años de casado sin aviso.
Juan contó que cayó en una gran depresión y que a
raíz de ésto incursionó en todo tipo de terapias
alternativas, yoga, meditación trascendental, física
cuántica, neuroplasticidad del cerebro, etc., y se
convirtió en un estudioso de la felicidad y, de
paso, en el hombre feliz que es. Descubrió que la
felicidad está adentro de cada uno y que no hay que
buscarla en ningún otro lugar. Aprendió a
agradecer su felicidad todos los días y a acercarse
cada vez más al hombre feliz que es. Tanto es
así, que ha escrito un libro sobre el tema, que
pueden comprar en su sitio
www.felizmentica.com y tendrán asegurada la
felicidad. Juan era muy simpático y llegadero.
Hablaba desde el corazón, era entretenido y nos hizo
reir mucho. Fue muy lindo conocerlo y nos acompañó a
la Isla Taquile donde rematamos el paseo gritando
ocho veces ¿adivinen qué? "¡Soy feliz!, ¡Soy feliz!,
¡Soy feliz!, ¡Soy feliz!. Imposible no serlo
en ese lugar paradisíaco, acompañado por gente tan
agradable y con Juan, que nos hizo reir mucho.
¡Gracias, Señor!
De vuelta en Buenos
Aires, me doy cuenta que cada vez que me alejo, todo
funciona mejor. Mis consultoras han estado
ocupadas, han incorporado nuevos clientes y están
trabajando activamente para cubrir algunas
búsquedas. Esto también, me hace muy feliz y espero,
con los comentarios sobre Juan, haberles contagiado
a ustedes también algo de su felicidad.
Les mando un cariñoso
saludo, y ¡hasta la próxima!
Espero que tengan una
linda semana y hasta la próxima.
Connie Eastman
CEO
CONSULTORASENRED.COM
SECRETARIASENRED.COM
Selección y Capacitación de Personal.
Soy un enemigo declarado de las actas de reunión “de
toda la vida”, a las que llamaré “1.0″ en lo sucesivo,
porque me parecen un anacronismo histórico y un atentado
contra la productividad, ya que suponen una pérdida de
tiempo tanto para el que las redacta como para los que
las tienen que leer.
¿En qué baso mis afirmaciones? Veamos. ¿Cuáles son las
posibles finalidades de un acta de reunión 1.0?
1. Poner al día a alguien
que no pudo asistir a la reunión para que pueda saber
qué decisiones se tomaron, cuál fue el proceso…
2. Informar a una audiencia determinada sobre el proceso
y conclusiones de la reunión
3. Dejar constancia, y/o servir de recordatorio futuro
para quienes sí asistieron, sobre los temas tratados,
decisiones tomadas…
4. Facilitar el seguimiento en futuras reuniones de las
acciones acordadas, responsables y plazos de
finalización para las mismas…
Dependiendo del nivel de detalle, o incluso de
exactitud, que necesitemos para poner al día o informar
sobre una reunión podemos considerar mucho mejores
alternativas que tener a una persona registrando
manualmente por escrito todo lo que allí se habla. La
máxima fidelidad nos la ofrecería un videocast o un
podcast, con la posible desventaja de una mayor
duración, mientras que un buen punto de equilibrio entre
detalle y duración sería una entrada en un blog, o
incluso en una wiki, con un resumen de lo más relevante
de la reunión. También se podrían ir “tuiteando” las
decisiones más relevantes o las acciones a tomar usando
algún hashtag que permitiera luego su identificación de
forma rápida y sencilla…
Sin embargo la finalidad de las actas de reunión 1.0 se
limita con frecuencia a dejar constancia sobre los temas
tratados y decisiones tomadas a la vez que facilitar el
seguimiento futuro de acciones, compromisos, plazos,
etc.
Es en este caso donde las ventajas entre un acta de
reunión 2.0, también llamada registro de acciones y
decisiones, y una 1.0 no deja lugar a dudas.
Un acta de reunión 2.0 no es
más que una hoja de cálculo (MS Excel en mi caso),
residente en un disco compartido en red o en una web, al
alcance de todos los participantes en la reunión, con
dos pestañas.
En la primera pestaña, llamada “Registro de Acciones“,
aparecen las siguientes columnas:
• ID de Acción (opcional): Permite llevar una numeración
correlativa de acciones que se han ido añadiendo al
registro
• Prioridad (opcional): Puede ayudar a filtrar las
acciones más críticas cuando el número total de acciones
es muy elevado. Típicamente se usan tres valores: Alta,
Media, Baja
• Descripción: Requiere un verbo de acción y un objetivo
definido que describan la acción que hay realizar. Por
ejemplo “llamar al cliente X para confirmar fecha de
entrega del proyecto” o “analizar resultados y preparar
presentación al respecto para la próxima reunión”
• Asignada a: Un único responsable de que la acción se
lleve a cabo en el plazo estimado y con el resultado
acordado. Aunque el resultado de la acción dependa de un
equipo, la acción debe estar asignada a una sola
persona. Multiples responsables = ningún responsable
• Fecha de inicio: Típicamente la fecha de la reunión
donde se decide llevar a cabo la acción aunque podría
ser una fecha posterior en caso que la acción no deba
realizarse hasta entonces
• Fecha objetivo (opcional): Fecha deseada de
finalización de la acción
• Fecha límite (sólo si realmente lo es): Fecha a partir
de la cual la acción dejaría de tener sentido
• Estado: Muy útil para filtrar acciones. Suele tener
los valores: No iniciada, Iniciada, Retrasada (se ha
superado la fecha objetivo), Completada, Cancelada
• Comentarios (opcional): Por si se quiere añadir
información adicional relevante para llevar a cabo la
acción
En la segunda pestaña, llamada “Registro de
Decisiones“, aparecen las siguientes columnas:
• ID de Decisión (opcional): Permite llevar una
numeración correlativa de decisiones que se han ido
añadiendo al registro
• Descripción: Una descripción breve y concisa sobre la
decisión acordada. Por ejemplo “comenzar a utilizar
actas de reunión 2.0 a partir de junio”
• Fecha de decisión: Fecha en la que se ha tomado la
decisión
• Comentarios (opcional): Por si se quiere añadir
información adicional, por ejemplo sobre el impacto de
la decisión
La manera de utilizar el acta de reunión 2.0 es muy
sencilla:
• Cada vez que se toma una decisión durante la reunión
se añade en tiempo real al “Registro de decisiones”
• Cada vez que se decide llevar a cabo una acción se
añade en tiempo real al “Registro de acciones”
• Al finalizar la reunión cada asistente puede, en
cualquier momento, acceder al acta de reunión y filtrar
por “Asignada a” cuales son las acciones que debe
realizar y en qué plazos
• Al comenzar la siguiente reunión se revisa el progreso
realizado desde la reunión anterior. Para ello se puede
filtrar por Fecha de inicio seleccionando todas las
fechas desde la última reunión hasta la fecha actual, ya
que ello permite incluir también acciones decididas
entonces pero con fecha de inicio posterior a la fecha
de reunión. Se van repasando todas las acciones y se
actualiza su estado. Suele ser útil filtrar aquellas
acciones con estado Completada o Cancelada para que no
aparezcan.
¡Se viene la III Jornada Masiva de Clasificación de
Alimentos para voluntarios!
Te esperamos el sábado 19 de mayo de 9.30 a 12.30 en
Luis María Drago 5530, San Martín.
Tenemos miles kilos de alimentos que deben ser
controlados antes de que los entreguemos a
las organizaciones comunitarias.
¡Con tu ayuda podemos distribuir alimentos entre 85.000
personas que lo están necesitando!
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Necesitamos trabajo para el taller de FUSEDIM
Los operarios del Taller Protegido de FUSEDIM están con
poco trabajo. Si en tu empresa tienen algun trabajo para
tercerizar, no dejes de contactarlos. Últimamente
han ensobrado plastilinas para una empresa, ensobrado
guantes de goma para otra, armado algunas grampas para
Telecom, etc. Por cualquier consulta, llama a Sara
Diehl Dodds, al 4763 4295. ¡Muchas gracias!
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FUSEDIM.
(www.fusedim.org.ar)
En este taller protegido se reciben trabajos
"a fasson" ya que los discapacitados tienen
el tiempo y las ganas para realizarlos.
