PAUTAS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ACTOS SOCIALES.

... inauguraciones, presentaciones, exposiciones, actos festivos ...

La organización de cualquier acto necesita mucho tiempo de preparación por muy sencillo sea; se utilizan diversidad de servicios y hay que controlar el buen funcionamiento general del mismo y los mil detalles que comporta.

Por este motivo, te mostramos unas pautas que facilitaran tu tarea organizativa cuando seas el encargado de realizar cualquier acto, tanto a nivel particular como empresarial.

En primer lugar has de tener en cuenta que todo acto esta dividido en tres partes:

1) Las actividades previas al acto (PRE-ACTO)

2) Preparación del acto (ACTO)

3) Las actividades posteriores al acto (POST-ACTO)

1. ACTIVIDADES PREVIAS AL ACTO (PRE-ACTO)

1.1. Define los objetivos

Realiza un informe detallado (por escrito) que contenga los objetivos marcados para cada acto que organices, especificando aspectos tales como:

         · La asistencia prevista

         · La difusión en los medios de comunicación

         · La promoción a realizar

         · Los posibles colaboradores / patrocinadores 

1.2. Analiza los públicos objetivo "del acto" 

Es muy importante que estudies con detenimiento los públicos a los que te dirijas, tanto a nivel interno como externo, puesto que de el éxito de asistencia dependerá de la elección correcta del público objetivo. 

Ejemplos :    

                   público interno: trabajadores, familiares, colaboradores, accionistas, voluntarios, etc. 

público externo: clientes potenciales y actuales, público en general, medios de comunicación, Vip's, etc. 

1.3. ¡ Cuidado con Murphy ! 

Podemos resumir las leyes de Murphy diciendo "si algo puede ir mal, irá mal".  

Cuando organices cualquier evento tenlo muy presente;  analiza cualquier situación o inconveniente que pueda llegar a surgir y que, además, pueda estropearte el acto. Te presentamos unas normas o consejos generales que deberás tener en cuenta:

· Prevé sitios alternativos en caso de lluvia (si el acto es al descubierto)

· No organices un acto en las mismas fechas de otros actos importantes dentro de tu población o que   
  puedan influir en la asistencia de tu público objetivo.

· Vigila que ese día no coincida con un acto social o deportivo importante (partidos Barcelona - Real Madrid ...)

· Si el número de personas es muy elevado, prevé un servicio médico o   socorrista

· En muchos actos deberás contratar un seguro de responsabilidad civil

· Si falla algún audiovisual, ten otros de repuesto o un técnico que pueda arreglarlos

· Facilita al máximo el lugar de aparcamiento

· Contrata seguridad, sobretodo si el acto es al aire libre

· Etc. 

Recordando algunas de las leyes de Murphy, hay que saber que: 

· Todo requiere más tiempo del que piensas

· Dejadas a ellas mismas, las cosas tienden a ir de mal en peor

· Si intentas complacer a todo el mundo, alguien será contrariado

· Si adviertes que hay cuatro formas posibles en las que algo puede salir mal y las evitas, no tardará en surgir una quinta forma

· Si las posibilidades de éxito son del 50%, las posibilidades de fracaso son de un 75%

· Cuando algo salga mal, siempre habrá alguien que ya lo sabia

1.4. Haz un listado de las necesidades 

Estudia cuales pueden ser tus necesidades para cada acto, tanto las materiales (sillas, mesas, megafonia, ...) como las de personal (seguridad, azafatas, ...). A continuación te ofrecemos un listado orientativo de las necesidades más usuales. (Te recomendamos que elabores tu propio listado de necesidades) 

Material vario                                                         Personal

Sillas                             Mesas                          Seguridad
Tarimas                        Plafones                       Azafatas
Pizarras                        Pancartas                    Traductores
Señalización                 Iluminación                   Mantenimiento
Megafonía                     Cátering                       Camareros
Animación                     Hoteles                         Limpieza
Ornamentación             Obsequios                    Secretaria
Fotografía                     Video                            Organización
Audiovisuales               Transporte                    Choferes
Identificadores               Otros                             Otros

Imprenta                         Comunicación/Prensa         Público Asistente

Papel de carta               Rueda de prensa            Empleados

Sobres varios                Comida de prensa           Familiares

Invitaciones, saludas      Notas de prensa             Público en general

Carteles, trípticos           Dossier de prensa           Autoridades

Documentación              Publicidad prensa escrita Vip's

Identificaciones             Publicidad en radio/Tv      Otros 

1.5. Calcula el presupuesto 

Una vez definidas las necesidades que requiera el acto, realiza un presupuesto lo más aproximado posible a la realidad. 

Es muy importante que sobre este presupuesto, añadas entre un 10 y un 15 por ciento para gastos imprevistos.

2. PREPARACIÓN DEL ACTO (ACTO) 

2.1. Plan de acción al minuto (o programa) 

Todo acto tiene un P.A.M. (Plan de Acción al Minuto) propio, que consiste en agrupar todas las actividades del acto por minutos. Te proponemOs el siguiente ejemplo: 

Ejemplo: P.A.M. de una inauguración 

         11:30 Convocatoria de los invitados

         11:45 Palabras inaugurales del Presidente de la empresa

         11:55 Breve discurso el Alcalde del Municipio

         12:05 El Alcalde (junto con el Presidente) descubren una placa conmemorativa

         12:10 Firma en el libro de Honor de la empresa

         12:15 Se sirve a los invitados un cocktail

         12:20 Actuación de un grupo de animación durante el cocktail

         12:55 Fin de la Inauguración 

2.2. Ensayos 

Comprueba con antelación todo el material que vayas a utilizar durante cada acto (megafonía, iluminación, audiovisuales, climatización, etc). 

Si contratas azafatas y/o seguridad, es muy importante que conozcan previamente el lugar donde tenga lugar el acto. Es importantísimo que conozcan cuales van a ser sus tareas, donde las deberán realizar y el personal responsable de cada área. 

2.3. Timing general del acto 

El timmig es la ordenación de todas las actividades en coordenadas acción-tiempo. Sé lo más preciso posible y ¡sobre todo, procura cumplirlo!. 

Siguiendo con el ejemplo de la inauguración, el posible timing seria:                      

3. ACTIVIDADES POSTERIORES AL ACTO (POST-ACTO)

3.1.  Dossier de valoración

Elabora un informe-dossier final con todas las conclusiones positivas y negativas del acto. Procura ser lo más sincero posible en este informe.

Incluye la información principal utilizada para este acto, como:

         · Modelos de cartas utilizadas (a la prensa, a las autoridades, a los invitados, etc)

         · Modelo de invitación

         · Permisos

         · Contratos

         · P.A.M. y Timming del acto

         · Listado de asistentes

         · Patrocinadores y colaboradores

         · Etc. 

3.2. Dossier archivo 

En este dossier, incluye todo el material que haya generado el acto, como por ejemplo:

         · Dossier fotográfico (selección las mejores fotografías)

         · Grabaciones en video

         · Material promocional (modelos de trípticos, carteles, anuncios, etc)

         · Grabaciones de todas las entrevistas de radio

         · Dossier de las apariciones en la prensa escrita

         · Etc.  

NOTA: La elaboración de estos dossieres te ayudará en la elaboración de otros muchos actos y futuras ediciones del mismo. 

3.3. Agradecimientos 

Los agradecimientos son uno de los aspectos más importantes y al mismo tiempo más olvidados en la organización de todo acto. 

No debes olvidarte de agradecer a todo aquel que haya participado o colaborado en la organización de tu acto. Aquí tienes algunos ejemplos de personas a las que debes agradecerles su colaboración:  

         · A los asistentes (o a los más importantes)

         · Al personal contratado o a sus empresas (azafatas, seguridad, limpieza, etc)

         · A los patrocinadores y colaboradores

         · A los Medios de Comunicación (los que publiquen notas del acto)

         · A los proveedores de material

         · Etc. 

Los agradecimientos se suelen hacer mediante una carta manuscrita firmada por la persona más importante de la empresa organizadora del acto. En ocasiones se puede adjuntar algún detalle, como fotografías u obsequios conmemorativas. 

3.4. Cierra el Presupuesto 

Una vez finalizado el acto, estudia todos los gastos e ingresos producidos por el mismo y comprueba las desviaciones existentes respecto al presupuesto inicial (ver apartado Pre-Acto). 

Es importante saber si ha sido necesario la utilización del porcentaje destinado a imprevistos (entre un 10 y un 15% del total) calculado en en presupuesto inicial. 

Procura que en las campañas que organices, el presupuesto final no supere al presupuesto inicial y sus imprevistos, lo contrario indicará que no se calculó con la suficiente precisión desde sus inicios.   

                  CUADRO RESUMEN PARA ORGANIZAR ACTOS