Las secretarias y asistentes en la oficina de hoy

El trabajo de las secretarias y asistentes ejecutivas representa un desafío y dista mucho de ser aburrido.

Si nos preguntamos sobre su rol en las oficinas de hoy en día, veremos que las que sobreviven son las que han podido adaptarse a los cambios de roles a través de los años, y se han hecho indispensables por su capacidad para encarar con éxito distintos tipos de tareas.

Si bien existen algunos jefes, que son cada vez más auto-suficientes y agendan sus propias reuniones; cada vez es más frecuente que nos pidan una secretaria “personal”, que asiste al CEO y también a su familia (esposa, hijos), en temas tan diversos como la compra de una obra de arte en el exterior o tramitación de visas, ciudadanías, pago de universidades fuera del país, pago de tarjetas de créditos, mantenimiento de propiedades, temas relativos al personal doméstico, turnos médicos, o cualquier otra necesidad personal de su jefe.

Para ello es muy importante la confidencialidad y discreción absoluta y se recomienda estar atentas a este tema para no revelar información de índole personal sobre sus jefes en las charlas por más informales que sean y especialmente con la gente de Recursos Humanos o las consultoras.

Esto no quita, sin embargo, que las secretarias se involucren en temas corporativos como el área de responsabilidad social, manejo de presupuestos de su sector, recabar la información de los gerentes que asisten a las reuniones, tienen a su cargo el seguimiento de proyectos, tareas de office manager y también la organización de eventos, en colaboración con Recursos Humanos.

Tecnología
El nuevo mundo de la IA libera a las secretarias de tareas repetitivas y les permite enfocarse en actividades más estratégicas y de mayor valor para la empresa. Es de suma ayuda en la preparación de agendas complicadas, redacción de informes, presupuestos, presentaciones inteligentes, traducciones y otras tareas.

Las asistentes ejecutivas deben mantenerse siempre actualizadas respecto a las nuevas tecnologías, ya que constantemente surgen aplicaciones y herramientas que pueden optimizar el trabajo diario de sus jefes y equipos. Para presentaciones dinámicas, muchas utilizan Canva, Prezi, Google Slides, PowerPoint Online, o incluso Genially, que permite incorporar interactividad y animaciones. En cuanto a la gestión de proyectos, herramientas como Trello, Asana, Notion, Monday.com o ClickUp permiten organizar tareas, hacer seguimiento de avances y colaborar en equipo. Para la comunicación interna, además de Slack, se destacan Microsoft Teams, Google Chat y Zoom, que integran chat, video llamadas y archivos compartidos. Por último, en sistemas especializados, se emplean soluciones como Workday, SAP, Oracle, SuccessFactors, y Salesforce, ya sea para la gestión de recursos humanos, autorizaciones, seguimiento de pedidos o automatización de procesos.

La tecnología también permite trabajar 24/7 y desde cualquier lugar. Cada vez son más los requerimientos de “estar conectada” full-time. En general las posiciones de secretarias de altos mandos, requieren de la presencialidad, pero existe la flexibilidad de que, cuando el jefe está de viaje, la secretaria puede hacer home-office.

Hay empresas que tienen implementado el formato híbrido de 4 1 o 3 2, pero, desde la pandemia, hay una tendencia a volver a la presencialidad, sobretodo en esta posición clave.

Idiomas

La mayoría de las empresas multinacionales —donde los sueldos y las condiciones laborales suelen ser más atractivos— requieren un buen dominio del inglés, especialmente para roles de asistencia ejecutiva. Poder mantener una conversación fluida en ese idioma durante una entrevista aumenta significativamente nuestras chances de acceder a esas vacantes. Hoy en día, muchas secretarias y asistentes ejecutivas utilizan inteligencia artificial para revisar o generar textos, por lo que la redacción perfecta ha dejado de ser un requisito excluyente. En cambio, lo que realmente marca la diferencia es la capacidad de comunicarse con soltura y seguridad, tanto en español como en inglés, especialmente en contextos donde se requiere interactuar con clientes, proveedores o equipos internacionales.

Manejo de números

Si bien las secretarias se destacan por sus habilidades de redacción e idiomas, cada vez son más los jefes que valoran que estén familiarizadas con los “números”. Poder comprender, ingresar o modificar datos, detectar incongruencias, armar reportes y gráficos en Excel, y participar activamente en proyectos que involucren el control de presupuesto, se ha vuelto una ventaja competitiva. Por eso es clave que las secretarias puedan interpretar la información que manejan sus jefes, que en muchos casos está expresada en cifras, indicadores o análisis comparativos.

Herramientas como Microsoft Excel, Google Sheets o incluso Power BI pueden ser grandes aliadas. También es útil familiarizarse con funciones básicas como tablas dinámicas, gráficos y fórmulas simples (sumas, promedios, diferencias porcentuales) para poder seguir conversaciones o colaborar con claridad en decisiones que impliquen métricas. Incluso hay cursos cortos y gratuitos en plataformas como LinkedIn Learning, Coursera o YouTube, ideales para incorporar estos conocimientos a tu ritmo.

Con una base sólida en el manejo de datos, la asistente ejecutiva no solo acompaña: se convierte en una verdadera aliada estratégica.

Organización de eventos
Esta es una de las tareas en las que las secretarias pueden destacarse aplicando su sentido común, capacidad de organización, orientación al detalle y creatividad. Muchas participan en comités de eventos de sus empresas o se encargan de organizar reuniones clave, como la junta anual de Directorio. Esto implica coordinar logística de viajes, traslados, elección del lugar, recepción de visitas extranjeras o del interior, así como eventos internos como la fiesta de fin de año, celebraciones de cumpleaños en la oficina o reconocimientos por logros del equipo (por ejemplo, cuando el equipo de ventas supera sus objetivos cuatrimestrales o cuando el área de desarrollo de negocios consigue un nuevo cliente).

En estas tareas, pueden apoyarse en herramientas como Eventbrite o Cvent para la gestión de eventos; Doodle o Calendly para coordinar agendas; Google Forms o Typeform para recopilar información o preferencias de los asistentes; y Excel, Airtable o Notion para llevar un seguimiento detallado del presupuesto, cronograma y tareas asignadas. Incluso plataformas como Canva pueden ser útiles para diseñar invitaciones o materiales visuales, y WhatsApp Business o Telegram para armar grupos de comunicación ágiles.

Una de las mejores maneras de involucrarse más en este tipo de actividades es, simplemente, ofreciéndose a organizar un evento. Este gesto suele ser muy valorado y, a medida que la secretaria demuestra su capacidad, se vuelve cada vez más indispensable en este rol. La capacidad de trabajo en equipo también es clave: muchas veces le toca supervisar y coordinar la información de los distintos participantes involucrados en la organización, garantizando que todo fluya sin contratiempos.

Conclusión
La realidad es que el rol de secretaria sigue y seguirá siendo indispensable.
Lejos de ser una figura del pasado, la secretaria o asistente ejecutiva de hoy es una profesional multifacética, estratégica e indispensable para el funcionamiento eficiente de cualquier organización. Su capacidad de adaptación, su manejo de herramientas tecnológicas, su habilidad para comunicarse en más de un idioma y su participación activa en tareas que van desde la organización de eventos hasta el seguimiento de presupuestos, demuestran que su rol está lejos de limitarse a lo administrativo.

En un entorno cada vez más dinámico y exigente, las asistentes que se destacan son aquellas que combinan inteligencia emocional, pensamiento crítico y dominio técnico. Son quienes resuelven problemas antes de que lleguen al escritorio del jefe, quienes garantizan que los integrantes del equipo funcionen con armonía, aportan una mirada práctica, confiable y están siempre un paso adelante.

En definitiva, son verdaderas aliadas estratégicas, cuya presencia marca la diferencia. Invertir en su formación y valorar su trabajo no solo es justo: es una decisión inteligente para cualquier empresa que aspire a crecer con solidez.

Si estás buscando una asistente ejecutiva de estas características para tu empresa, no dejes de contactarnos a necesitosecretaria@secretariasenred.com