por Connie Eastman

La secretarias y asistentes ejecutivas son personal de soporte en las empresas y  brindan asistencia administrativa a sus ejecutivos y ejecutivas.    El puesto en sí es un puesto de escritorio: su presencia es importante para contestar los teléfonos y atender la secretaría .  Los horarios de las
secretarias dependen mucho del estilo de la empresa y de los jefes.  En general, trabajan de 9 a 10 horas por día de lunes a viernes.

Descripción de funciones

Archivo físico y electrónico de la documentación
Asuntos personales del jefe (bancos, tarjeta de crédito, etc.)
Atención de teléfonos, de visitantes y clientes
Catering: se encarga de pedir el café y los almuerzos cuando son requeridos
Compra de útiles y muebles de oficina
Contacto con proveedores externos
Control y rendición de gastos
Correspondencia - distribución, redacción, seguimiento
Emails - redacta, responde y distribuye
Filtra llamados y los deriva a dónde corresponda
Indice telefónico y de emails
Investiga en el internet diferentes temas, a pedido de su jefe
Manejo de agenda electrónica y en papel
Organización de reuniones
Organización de eventos internos (desayunos , almuerzos de trabajo, etc.)
Organización de eventos externos (fiesta de fin de año, convenciones, etc.)
Organización de viajes, reserva de hoteles, etc.
Pagos a proveedores y manejo de caja chica
Prepara las salas para las reuniones
Presentaciones en powerpoint
Presupuesto del área
Redacción de correspondencia empresarial
Seguimiento y derivación de llamadas y asuntos del jefe
Supervisión de cadetes, recepcionistas y chofer
Toma notas y transcribe las actas de reunión para los asistentes
Manejo de la caja chica
Manejo de bases de datos

Equipamiento
Para realizar su trabajo, la secretaria o asistente ejecutiva utiliza el teléfono y la computadora. Es usuaria avanzada de los programas Word, Excel, Powerpoint y Outlook u otro programa de correo electrónico. 

Competencias más solicitadas

Pro-actividad
Autonomía
Confidencialidad
Organización
Buen humor
Detallista
Capacidad para el trabajo en equipo
Muy buena presencia y trato
Avanzado manejo de Word, Excel y PowerPoint
Muy buenas relaciones interpersonales
Excelente trato telefónico
Buena comunicación con superiores y pares
Disponibilidad horaria

Otras habilidades requeridas
2 a 3 años de experiencia en puesto similar
En la mayoría de los casos, las secretarias  o asistentes ejecutivas necesitan de otro idioma además de su idioma nativo.  El más requerido es el idioma inglés pero, dependiendo de las empresas, se requiere el manejo del portugués, francés, alemán, italiano, etc.

Estudios requeridos

Título de escuela secundaria.
Los cursos de secretariado son una ventaja pero no imprescindibles.  La experiencia de trabajo de 2 o 3 años, habilita a la persona a ocupar un puesto de secretaria o asistente ejecutiva.