ASISTIENDO A MÚLTIPLES GERENTES

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Muchas asistentes asisten a más de un gerente a la vez.   Si te han asignado esta nueva responsabilidad, es posible que te preocupes por cómo manejarás una tarea aparentemente difícil. No te preocupes. Las habilidades profesionales administrativas que ya posees, te permitirán dominar esta tarea monumental con gracia, conocimiento y tacto. Todos sabemos que el papel de una asistente ejecutiva de primer nivel va mucho más allá del de simplemente organizar el trabajo y planificar reuniones. Si eres una asistente excepcional, probablemente ya sobresalgas en algunos de los elementos básicos que te permitirán manejar múltiples ejecutivos con facilidad, como la comunicación, la organización y la gestión de proyectos.

Si bien apoyar a múltiples gerentes ha sido una realidad para muchas asistentes durante décadas, hemos visto que se ha vuelto cada vez más frecuente a medida que los ejecutivos y líderes desarrollan habilidades técnicas y aprenden a gestionar más su propio trabajo. En 2020, esta situación se intensificó desde el inicio de la pandemia.

Hemos visto a muchas empresas reducir su personal administrativo, dejando a las asistentes restantes con más gerentes y ejecutivos a su cargo. Esto ha puesto a muchas principiantes en el manejo de múltiples gerentes en la línea de fuego y las ha obligado a encarar esta nueva modalidad manteniendo un trabajo de alta calidad.

Ya sea que seas nueva en el manejo de múltiples gerentes o lo hayas estado haciendo durante años, existen algunas estrategias clave que te ayudarán a conquistar la tarea.

Las estrategias más efectivas para trabajar con múltiples ejecutivos

1. Trata de uniformar los procedimientos que utilizas con todos los gerentes.  Este puede ser el tema más difícil de la lista porque necesitas convencer a todos que se sumen.  Cada persona tiene su propia forma de trabajar. Si bien esto es comprensible, aprender y cumplir con varios protocolos y y preferencias distintas puede ser insostenible. Ese enfoque limita la escalabilidad. Cuando todos utilizan procedimientos similares, la oficina en su conjunto prospera. Impulsa la implementación de procedimientos uniformes como parte de la vida laboral.
    
2. Limita los asuntos personales para los gerentes. Aprende a decir que "no". En algún momento de tu carrera como asistente administrativa, es probable que te pidan que ayudes con tareas personales, como hacer una reserva para cenar, comprar un regalo de aniversario o recoger a un niño de la escuela. Debes tratar de dejar en claro con los gerentes que darás prioridad a los temas laborales antes que a los personales.  Todos deben estar alineados sobre cuál es tu función y tu trabajo.
    
3. Trata a cada gerente de manera justa y con respeto, a pesar de tus preferencias personales. Es posible que no te gusten todas las personas a quienes brindas soporte, pero debes tratar a cada persona por igual. Es inevitable que disfrutes trabajando con algunos más que con otros. Eso forma parte de la vida laboral.
    
4. Comprende el estilo de trabajo único de cada gerente. Aunque puedes fomentar procedimientos uniformes, presta atención al estilo de trabajo que mejor se adapte a cada uno. Debes familiarizarte con algunos aspectos como sus horas más productivas de trabajo, estilos y preferencias de comunicación, y tono y comportamiento típicos. Desarrollar un conocimiento profundo de cada ejecutivo al que apoyas te permitirá comunicarte de manera más efectiva con ellos, trabajar en equipo y mejorar la calidad final de los proyectos que encaran juntos.
    
5. Establece una lista de prioridades para tus proyectos y tareas, y mantenla actualizada. Distribúyela con frecuencia. Esto se trata simplemente de transparencia y permite que todos los gerentes a quienes apoyas estén al tanto de los proyectos en los que estás trabajando, cuántos tienes, la prioridad de cada uno y las tareas asociadas con cada proyecto. Esto ayudará mucho a "entrenar" a tus gerentes y brindarles capacitación en gestión de proyectos para que comprendan por qué algunas tareas no pueden completarse en un día.
    
6. Comunícate regularmente con todos tus gerentes. Las líneas de comunicación son bidireccionales. Quieres que tus ejecutivos te mantengan informada, así que asegúrate de brindarles la misma cortesía y actuar de manera proactiva para fomentar una comunicación sobresaliente. Asegúrate de informarles sobre cualquier retraso en proyectos o tareas. No quieres que se sientan sorprendidos por algo.
    
7. Excepto en proyectos de tiempo crítico, haz primero el trabajo del gerente principal. Si tus gerentes están en el mismo nivel, completa la tarea con la fecha de vencimiento más temprana. Utiliza factores como estos para ayudarte a priorizar tu trabajo. Quieres encontrar el equilibrio adecuado entre demostrar respeto hacia tus líderes y establecer la prioridad correcta en todas tus tareas. Si es necesario, comunica a los gerentes más jóvenes cuando tengas una tarea urgente para completar para un gerente senior.
    
8. Utiliza las herramientas tecnológicas.  Comprender la tecnología y las aplicaciones de software utilizadas por tu empresa te permitirá trabajar de manera más efectiva. Para muchas asistentes, el año 2020 ha introducido una gran cantidad de nuevas plataformas y programas. ¿Formaba Zoom parte del arsenal de tu empresa en 2019? ¿Asistías regularmente a reuniones de Zoom en 2018? Apuesto a que no. Mantenerte actualizado con toda la tecnología utilizada por tu empresa te colocará por delante del resto y asegurará que aproveches al máximo cada minuto de tu día. Busca capacitación en línea para asistentes ejecutivos y videos de capacitación para asistentes que te ayuden a mejorar tus habilidades técnicas.
    
9. Planifica con anticipación. Descubre qué proyectos se avecinan. Saber qué tareas vendrán a continuación y comprender qué prioridad dar a los proyectos te permitirá desarrollar un plan sólido. Es probable que tus días de trabajo ya estén muy ocupados. Si permites que sean impulsados por el caos, la constante reacción a "incendios" y los plazos que te toman por sorpresa, terminarás cada día sintiéndote agotado y sin logros. Planifica y prepárate para tener éxito.
    
10. Pide a tus gerentes que te proporcionen los materiales del proyecto a medida que estén listos. Los proyectos grandes deben abordarse por secciones. Esta táctica facilita mucho asegurar la calidad y maximizar el tiempo. No quieres encontrarte siempre en una carrera de último momento. A medida que tú y tu jefe trabajen en los proyectos, pídeles que te envíen cada sección a medida que la completen. Dedica tiempo a cada sección y comienza a desarrollar técnicas para garantizar la consistencia y la excelencia.