Tips para asistentes

10 CLAVES PARA ASISTIR
A MÚLTIPLES GERENTES A LA VEZ
Tr. Connie Eastman
https://officedynamics.com/

LAS ESTRATEGIAS MÁS EFECTIVAS PARA TRABAJAR CON VARIOS EJECUTIVOS A LA VEZ

1. Trata de usar los mismos procedimientos para todos los jefes.   Esto podría ser lo más difícil de esta lista porque se trata de convencer a todos a pesar de que cada uno tiene su propia manera de trabajar.  Esto es entendible, pero no podrás brindar la asistencia adecuada si tienes que usar un método distinto con cada uno de ellos.  Esta manera de encarar el trabajo limita el escalamiento.  Cuando todos usan procesos similares, todos se benefician en la oficina.  Trata de uniformar los procedimientos y hacerlo como una forma de vida.
    
2. Evita manejar temas personales para tus jefes. Aprende a decir que “no”.  En algún punto de tu carrera como asistente, probablemente deberás realizar asuntos personales para el jefe, tales como reservar una mesa, comprar algún regalo de aniversario o buscar a los hijos al colegio.  Debes aclarar a tu jefe cuál es tu función y cuáles son las tareas que se incluyen.   Asegúrate de que ambos sepan cuáles son las tareas propias de tu puesto y de tu rol en la empresa.
    
3. Trata a cada jefe de manera equitativa y respetuosa, a pesar de tus preferencias personales.  Puede ser que no te gusten todas las personas a las que asistes, pero debes tratarlas a todas por igual.  Inevitablemente, disfrutarás asistiendo a algunos de los jefes y a otros no. Esto es parte de la vida laboral de cada una. Sin embargo, evita que tus preferencias personales afecten tu profesionalismo.  Tu función es asistir a cada uno de los gerentes, sin importar con cuál prefieras trabajar.
    
4. Debes comprender el estilo de trabajo de cada uno de tus jefes. Si bien puedes sugerir procedimientos estándar, presta atención al estilo de trabajo que mejor se adapta cada uno.  Trata de ver cuáles son sus horas más productivas, sus estilos de comunicación, preferencias y su manera de hablar y comportarse.  Cuando comprendas sus preferencias podrás comunicarte mejor con cada uno, trabajar en equipo y mejorar la calidad final de los proyectos que encaran juntos.
    
5. Arma una lista de prioridades actualizada de los proyectos y tareas que realices para cada uno. Compártela con frecuencia. Esto se trata simplemente de la transparencia y permite a todos saber los proyectos en los que estás trabajando, cuántos son, la prioridad de cada uno y cuáles tareas se asocian con cada proyecto.  Esto es importante para mantenerlos informados para que se entrenen en gerenciamiento de proyectos comprendiendo la razón por la cual no todas las tareas se pueden pedir de un día al otro.
    
6. Comunícate regularmente con todos tus jefes.  Las líneas de comunicación son bidireccionales.  Si deseas que tus gerentes te mantengan informada, bríndales la misma cortesía y actúa de manera proactiva para alentar una buena comunicación.  Asegúrate de comunicarles cuando se produce alguna demora en los proyectos o tareas.  La idea es que no se sientan dejados de lado por uno u otro tema.
    
7. Excepto en el caso de algunos proyectos críticos en cuanto a su vencimiento, conviene hacer primero las tareas del jefe más importante.  Si todos los jefes están al mismo nivel, completa primero las tareas en su orden de vencimiento.  Debes encontrar un equilibrio adecuado demostrando respeto por tus jefes y poniendo prioridades para todas tus tareas. De ser necesario, comunica a los jefes más junior que estás realizando una tarea prioritaria para el jefe más senior.
    
8. Utiliza tus herramientas.  El estar familiarizada con la tecnología y aplicaciones de software que se utilizan en tu empresa te permitirá trabajar más eficientemente.  Durante el año 2020 las empresas han incorporado una serie de nuevas plataformas y programas. ¿Utilizaban Zoom en tu empresa antes del 2019?  ¿Tenías reuniones regulares por zoom en el 2018?  Probablemente no lo hacías.  Si te mantienes al día con la tecnología utilizada en tu empresa, estarás un paso más adelante y aprovecharás mejor cada minuto del día.  Busca cursos de entrenamiento online para asistentes ejecutivas y videos de entrenamiento cuyo objetivo sea el de mejorar tus habilidades técnicas.
    
9. Planifica con anticipación.  Averigua cuáles proyectos te encargarán. El saber qué tareas deberás realizar en el futuro y entender qué prioridad tendrá cada uno, te permitirá desarrollar una buena estrategia. Tus días laborales estarán muy ocupados.  Si permites que te maneje el caos, reaccionando constantemente a los “incendios” y vencimientos que se cuelan en tu día a día, terminarás agotada y poco eficiente.  Toma un tiempo para planificar y prepárate para hacer tu tarea exitosamente.
    
10. Pide a los jefes que te vayan dando el material de los proyectos a medida que completen las distintas secciones.  Los proyectos de envergadura se encaran en secciones. Esta táctica hace que sea más fácil asegurar la calidad y maximizar los tiempos.  No dejes todo para el último minuto. Cuando trabajas con tu jefe en distintos proyectos, puedes pedirle que te envíe cada sección a medida que la complete de manera de que puedas tomarte un tiempo con cada sección y comenzar a desarrollar técnicas para asegurar consistencia y excelencia.

        "Lo único imposible es lo que no se intenta"