10 Claves para asistir a varios jefes a la vez

Buenos Aires, 9 marzo, 2021

Joan Burge, de Office Dynamics, escribió un artículo interesante en enero 2020, sobre la asistencia a varios jefes en simultáneo.  Les pasamos la traducción libre del artículo por si les puede interesar. Se puede ver el original en inglés  en este vínculo:  https://officedynamics.com/10-steps-to-supporting-multiple-managers/
 

10 CLAVES PARA BRINDAR SOPORTE A MÚLTIPLES GERENTES

Muchas asistentes administrativas asisten a varios jefes a la vez. Si es la primera vez que te asignan esta tarea,  no te preocupes.  Las habilidades de las asistentes administrativas les permiten manejar esta tarea monumental con amabilidad, conocimientos y tacto.  Todas sabemos que la función de una asistente administrativa de primer nivel se extiende más allá de la organización de tareas y la coordinación de reuniones.  Si eres una buena asistente administrativa, seguramente ya te destacas en algunos de los elementos básicos de comunicación, organización y gerenciamiento de proyectos que te permitirán asistir a varios ejecutivos tranquilamente

La asistente ejecutiva con varios jefes – algo común en los lugares de trabajo 

Si bien asistir a varios jefes ha sido una realidad para muchas asistentes hace décadas, vemos que esta modalidad es cada vez más prevalente debido a que los ejecutivos y líderes desarrollan habilidades técnicas y aprenden a manejar más de su propio trabajo.  En 2020, desde el principio de la pandemia, esto se ha ido intensificando. 

Hemos visto que muchas empresas despiden a su plantel administrativo y las asistentes que quedan atienden cada vez más gerentes y ejecutivos.  Esto ha colocado a muchas novatas en la línea de fuego y las ha obligado a ser creativas para mantener un nivel alto de calidad de trabajo.

LAS ESTRATEGIAS MÁS EFECTIVAS PARA TRABAJAR CON
VARIOS JEFES A LA VEZ

1.  Consigue que los gerentes utilicen procedimientos estandarizados.  Esto podría ser lo más difícil de esta lista porque se trata de convencer a todos los gerentes que lo hagan.  Si bien todos tienen su manera de trabajar,  para la asistente resulta muy difícil y a veces imposible adaptarse a cinco o más maneras distintas de protocolos y preferencias.  Esta manera de encarar el trabajo limita el escalamiento.  Cuando todos utilizan procedimientos similares, todos se benefician en la oficina.  Trata de hacer de los procedimientos uniformes, una forma de vida.
2. Evita manejar los asuntos personales de tus jefes. Aprende a decir que “no”.  En algún punto de su carrera como asistente, probablemente deberás realizar asuntos personales para el jefe, tales como reservar una mesa, comprar algún regalo de aniversario o buscar a los hijos al colegio.  Debes aclarar a tu jefe cuál es tu función y cuáles son las tareas que se incluyen.   Asegúrate de que ambos sepan cuáles son las tareas propias de tu puesto y de tu rol en la empresa.
3. Trata a cada jefe de manera equitativa y respetuosa, a pesar de tus preferencias personales.  Puede ser que no te gusten todas las personas a las que asistes, pero debes tratarlas a todas por igual.  Inevitablemente, disfrutarás asistiendo a algunos de los jefes y a otros no. Esto es parte de la vida laboral de cada una. Sin embargo, evita que tus preferencias personales afecten tu profesionalismo.  Tu función consiste en asistir a cada uno de los gerentes, sin importar con cuál prefieras trabajar.
4. Conoce el estilo de trabajo de cada uno de tus jefes. Si bien puedes sugerir procedimientos estándar, presta atención a cuál es el estilo de trabajo que se adapta mejor a cada uno.  Trata de ver cuáles son sus horas más productivas de trabajo, sus estilos de comunicación, preferencias y su manera de hablar y comportarse.  Cuando comprendas sus preferencias podrás comunicarte mejor con cada uno de ellos, trabajar en equipo y mejorar la calidad final de los proyectos que encaran juntos.
5. Arma una lista de prioridades actualizada de los proyectos y tareas que realices para cada uno. Distribúyela con frecuencia. Esto se trata simplemente de dar transparencia a tu tarea y permite que todos tus jefes sepan los proyectos que estás realizando, cuántos son, la prioridad que asignas a cada uno y qué  tareas se asocian con cada proyecto.  Esto es importante porque al mantener informados a los jefes, ellos se van entrenando en gerenciamiento de proyectos y entenderán la razón por la cual no puedes realizar algunas tareas de un día para otro.
6. Comunícate regularmente con todos tus jefes.  Las líneas de comunicación son bidireccionales.  Si deseas
   que tus gerentes te mantengan informada, bríndales la misma cortesía y actúa de manera proactiva para alentar una buena comunicación.  Asegúrate de comunicarles cuando se produce alguna demora en los proyectos o tareas.  No quieres que se sientan dejados de lado por uno u otro tema.
7. Excepto en el caso de algunos proyectos críticos en cuanto a su vencimiento, conviene hacer primero las tareas del jefe más importante.  Si todos los jefes están al mismo nivel, completa primero las tareas en su orden de vencimiento.  Debes encontrar un equilibrio adecuado demostrando respeto por tus jefes y poniendo prioridades para todas tus tareas. De ser necesario, comunica a los jefes más junior que estás realizando una tarea prioritaria para el jefe más senior. 
8. Utiliza tus herramientas.  El estar familiarizada con la tecnología y aplicaciones de software que se utilizan en la empresa te permitirá trabajar más eficientemente.  Durante el año 2020 las empresas han incorporado una serie de nuevas plataformas y programas. ¿Utilizaban Zoom en tu empresa antes del 2019?  ¿Asistías regularmente a reuniones de Zoom ántes de 2018?  Seguramente no.  El mantenerte al día con la tecnología utilizada en tu empresa, te ayudará a estar un paso adelante y aprovecharás mejor cada minuto del día.  Busca cursos de entrenamiento online para asistentes ejecutivas y videos de entrenamiento cuyo objetivo sea el de mejorar tus habilidades técnicas.
9. Planifica con anticipación.  Averigua cuáles proyectos se te encargarán. El saber qué tareas deberás realizar en el futuro y entender qué prioridad tendrá cada uno, te permitirá desarrollar un buen plan de ataque.  Tus días laborales estarán muy ocupados.  Si permites que te maneje el caos, reaccionando constantemente a los “incendios” y vencimientos que se cuelan en tu día día, terminarás agotada y poco eficiente.  Toma un tiempo para planificar y prepararte para hacer tu tarea exitosamente.
10. Pide a tu jefe que te vaya entregando el material de los proyectos a medida que las secciones se completen.  Los proyectos de envergadura se deben encarar en secciones. Esta táctica hace que sea más fácil asegurar la calidad y maximizar los tiempos.  No deseas hacer todo apurada y a último minuto.  Cuando trabajas con tu jefe en distintos proyectos, puedes pedir que te envíe cada sección a medida que la complete de manera de que puedas tomarte un tiempo con cada sección y comenzar a desarrollar técnicas para asegurar consistencia y excelencia.